Les problématiques liées à l'archivage des documents papiers en entreprise sont nombreuses : gaspillage d'espace, risques liés aux accidents éventuels (incendie, dégât des eaux...), temps de traitement pour le tri et la destruction de l'information...
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Depuis quelques années, la croissance du nombre de documents numériques peut venir considérablement complexifier la gestion de l'information dans les entreprises mêlant les archives papiers et digitales.
La solution à toutes ces problématiques est pourtant simple : l'archivage électronique. En archivant numériquement l'ensemble de vos documents, vous réduisez les risques et les contraintes liées au papier, et simplifiez le traitement de l'information. Les archives sont accessibles par les personnes qui en ont besoin, partout où cela s'avère nécessaire.
Afin de s'assurer de l'efficacité de son archivage électronique, il est cependant important de faire appel à des professionnels spécialisés, qui pourront vous garantir, via leur technique et leur savoir-faire, un archivage cohérent, simple et efficace.
Découvrez les nombreux bénéfices garantis par la mise en place d'un archivage électronique professionnel.
1/ RÉPONDRE AUX NÉCESSITÉS DE L'ARCHIVAGE
L'archivage n'est pas seulement un système de stockage long-termiste. C'est aussi une façon de simplifier les contraintes rencontrées par l'ensemble des entreprises :
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- Respect des obligations (durée d'archivage légale des documents)
- Production des documents à valeur probatoire
- Préservation de la pérennité de l'entreprise
En cela, vos archives doivent vous servir comme vecteur de communication, preuves à fournir et mémoire de votre activité. Il est donc primordial de bien s'assurer que le système d'archivage électronique mis en place soit assez efficace pour vous simplifier ces trois tâches.
2/ CERNER CLAIREMENT VOS BESOINS
Depuis quelques années, le cadre légal évolue, de façon à donner la même valeur à un écrit électronique qu'à un écrit papier, sous réserve de certaines conditions stipulées par l'article 1316-1 du code civil :
« L'écrit sous forme électronique est admis en preuve [...] sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. »
C'est pourquoi il est fondamental que les solutions d'archivage électronique puissent répondre à la singularité des besoins des entreprises. Ces besoins peuvent être très différents en fonction du type de structure, du secteur d'activité, et de la typologie de documents à archiver.
3/ SIMPLIFIER L'ACCÈS À VOS ARCHIVES
Chaque entreprise a l'obligation légale de conserver certains documents comme les bulletins de paie, les factures, les contrats... Ces documents sont souvent répartis dans plusieurs services distincts, ce qui ralentit considérablement leur accès en cas de besoin.
Bien que les systèmes d'archivages électroniques soient différents des solutions de gestion électronique de documents, leur mise en place doit permettre de faciliter l'accès aux archives.
Vous pouvez ainsi produire rapidement un document indispensable à un contrôle administratif, un audit, ou bien encore redémarrer votre activité sans encombre après un sinistre (pour rappel 80% des entreprises non protégées déposent le bilan après un sinistre).
4/ OPTIMISER SON SYSTÈME D'ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE
Pour toutes les raisons ci-dessus, l'archivage électronique requiert une certaine maîtrise afin d'être efficace et simple d'utilisation. De nombreuses entreprises cherchent depuis quelques années à mettre en place elles-mêmes ce type de solutions. Le résultat est souvent sans appel : fichiers numériques difficilement accessibles, systèmes de tri complexes, processus de numérisation non contrôlés et fichiers manquants...
Cependant rien n'est perdu, il est toujours possible d'optimiser un système d'archivage électronique afin de le rendre plus performant et ainsi stopper le gaspillage du temps de travail de vos collaborateurs. Grâce à des outils de dématérialisation spécialisés et les conseils d'experts, il est possible de fluidifier son archivage et de contrôler les flux documentaires dans le but de profiter de tous les avantages de l'archivage électronique.
5/ STOCKER ET DÉTRUIRE LES DOCUMENTS
Concernant le délai de conservation des documents, l'archivage électronique répond aux mêmes législations que l'archivage classique. Une nuance à prendre en compte cependant : une fois le terme de conservation légale dépassé, la destruction de fichiers numériques est plus complexe que leur simple suppression.
Cette destruction est encadrée et contrôlée afin qu'elle soit définitive et irréversible. L'appel à un professionnel vous garantit là encore un processus maîtrisé, respectant les normes en vigueur et sans risque de destruction accidentelle.
POUR CONCLURE
A l'heure de la transition numérique opérée par les entreprises, l'archivage électronique présente de très nombreux avantages : sécurité, simplicité, efficacité. Cependant sa mise en place doit préférablement être effectuée par une expertise spécialisée afin de vous garantir le meilleur flux et traitement de documents possibles pour votre structure.
Vous êtes intéressés par l'archivage électronique ? N'hésitez pas à découvrir également comment la dématérialisation peut simplifier de façon plus globale le traitement de vos documents, ou contactez-nous pour en parler avec nos équipes.
