La PME Alfi Technologies a choisi DocuWare et Inovera pour la dématérialisation de ses factures fournisseurs et frais généraux et leur intégration dans les outils métier Synoptic et Cegid XRP.
Souhaitant amorcer sa transition digitale, le groupe Alfi Technologies a fait confiance à Inovera et DocuWare pour la dématérialisation de ses factures fournisseurs et frais généraux, et leur intégration dans les ERP Synoptic et Cegid XRP.
ALFI Technologies est une PME française spécialisée dans la conception, la fabrication et l’installation de lignes de production pour les matériaux de construction et l’intralogistique. Le groupe, composé de 2 entités, fête cette année ses 50 ans et emploie désormais 200 salariés répartis sur 4 sites.
Avec un chiffre d’affaires de 30 millions d’euros, dont 50% réalisés à l’export, la société affiche une forte croissance depuis sa création. ALFI Technologies mène depuis une dizaine d’années une politique d’innovation forte. Membre de la French Fab et labelisée Vitrine de l’Industrie du Futur, l’entreprise dédie 5% de son chiffre d’affaires à la Recherche et Développement (R&D). C’est dans cette optique de recherche constante d’axes d’optimisation et d’innovation que l’entreprise s’est donc mise en quête d’une solution de GED et Workflow en 2021.
L’objectif premier étant de gagner en productivité dans le traitement et la validation de ses documents internes et d’amorcer sa transition digitale. Le premier chantier de dématérialisation concerne les 400 factures fournisseurs mensuelles du groupe, réparties sur les 4 sites à l’échelon national et leur intégration dans l’ERP Synoptic. La volonté étant d’automatiser au maximum les traitements et de fluidifier les processus, afin de passer directement les factures dans l’ERP à terme.
La principale difficulté à ce stade concernait l’important flux papier entre les différents sites et les difficultés inhérentes à la distance : traitement manuel des factures, validations et rapprochement comptables complexes.
Le deuxième objectif impliquait la dématérialisation des factures liées aux frais généraux et leur intégration dans l’ERP Cegid XRP. Le groupe souhaitait en effet disposer d’une vision d’ensemble précise et complète du statut des factures entre leur réception et leur validation, afin d’optimiser les processus, gagner en fluidité et en réactivité, via un système de workflows. Enfin, le groupe souhaitait anticiper l’arrivée de la facture électronique obligatoire, afin de se mettre en conformité avec la loi.
« Nous avions défini un cahier des charges et Inovera a su traduire nos attentes et les mettre en œuvre techniquement », précise Jean-Pierre Barrault. « Le tandem Inovera et la solution DocuWare fonctionne très bien et nous a permis d’atteindre nos objectifs », précise-t-il. Ces objectifs ont en effet été atteints avec la mise en place des workflows et l’accompagnement d'Inovera dans leur mise en place.
De nombreux échanges entre les différents acteurs: Inovera, prestataire d’ERP et sous-traitant informatique ont ainsi été mis en place pour réaliser les différentes intégrations, qui sont pleinement opérationnelles aujourd’hui. « Après un an et demi de mise en œuvre, nous avons réussi à effectuer le rapprochement automatique de 1 facture sur 2. Nous en sommes désormais au stade de l’optimisation et souhaitons encore améliorer ce résultat », précise JP Barrault.
Satisfait de l’accompagnement d'Inovera et de la solution sur le plan fonctionnel, le groupe réfléchit désormais à de possibles évolutions, dont la gestion du périmètre qualité, dans un objectif de mutualisation des outils internes.
Domaine d'utilisation : Toute l'entreprise
Logiciel intégré : Synoptic | Cegid XRP
Fonctionnalités : GED, Workflow
