Dans nos articles précédents, nous avons traité les questions suivantes : Qui est concerné par la facturation électronique ? Est-elle obligatoire ? À partir de quand ? Puis : Quels intérêts pour les entreprises ? Pourquoi la facturation électronique a-t-elle été mise en place et tend-elle à se généraliser ?
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Aujourd’hui, nous allons reprendre les fondamentaux et vous préciser, dans le détail, ce qu’est une facture électronique correcte et réglementaire.
Définition de la facture électronique : Une facture est dite « électronique » dès lors qu’elle est créée, transmise, reçue et archivée sous forme électronique, par le biais d’une ou plusieurs plateforme(s) certifiée(s). Cela suppose donc que la totalité du processus de facturation soit électronique, de sorte que la dématérialisation de la facture entre l’acheteur et le vendeur est complète.
Attention à la numérisation de facture !
Selon l’administration fiscale, une facture initialement faite sur support papier, puis numérisée, envoyée et reçue par courrier électronique n’est pas une facture électronique, mais bien une facture papier. Inversement, une facture qui est créée sous forme électronique, puis envoyée et reçue sous format papier ne constitue pas une facture électronique.
Aujourd’hui, une facture doit en principe être émise par voie papier. Mais rien n’empêche une entreprise de mettre en place dès maintenant la facturation électronique pour anticiper la réforme à venir. Dans cette hypothèse, il faut toutefois noter que la transmission et la mise à disposition d’une facture électronique doit, d’un point de vue fiscal, être acceptée par son destinataire (ce qui suppose de le justifier, et donc de se ménager impérativement une preuve écrite).
Pour que la facturation par voie électronique soit valable, il est nécessaire qu’elle permette d’assurer l’authenticité de l’origine de la facture, l’intégrité de son contenu ainsi que sa visibilité, et ce depuis son émission jusqu’au terme de sa conservation.
3 moyens permettant de garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture électronique sont à votre disposition :
1er moyen : la signature électronique qualifiée
La signature électronique « qualifiée » est une signature électronique créée par un dispositif sécurisé ayant donné lieu à l’octroi d’un certificat électronique délivré par un prestataire de services de certification. Ce certificat doit obligatoirement être communiqué au destinataire de la facture afin que celui-ci puisse effectuer toutes les vérifications relatives à l’authenticité et à l’intégrité des factures qu’il a reçues.
2ème moyen : le système d’échange de données structuré
L’emploi de ce type de système garantit le respect de certaines obligations, notamment relatives à l’identité du message émis et reçu, à la constitution d’une liste récapitulative séquentielle des messages émis et reçus et à l’existence d’un fichier des partenaires avec lesquels sont échangées les factures dématérialisées. Il nécessite également l’archivage des données dans leur contenu originel. Point important, les données du système doivent impérativement être restituables de manière claire sur écran ou sur support informatique si l’administration le demande.
3ème(s) moyen(s) : la piste d’audit fiable
Vous pouvez aussi choisir de facturer électroniquement vos clients sans avoir recours à la signature électronique qualifiée ou à un système d’échange de données structuré. Dans ce cas, votre facturation n’est valable qu’à la condition que vous mettiez en place de manière permanente des contrôles documentés permettant d’établir une « piste d’audit fiable » entre la facture et l’opération (de vente de biens ou de prestation de services) que vous aurez réalisé. La « piste d’audit fiable » est donc un moyen de contrôler le processus de facturation, qui doit permettre reconstituer sa chronologie totale de son origine jusqu’à l’émission de la facture.
Concrètement, la piste d’audit fiable doit documenter et relier l’ensemble des documents relatifs au processus de facturation (établis par l’entreprise elle-même, comme les devis ou les bons de commande, ou par un tiers, comme les extraits de compte). Elle doit également garantir la fidélité de la facture à l’opération de vente ou de prestation de service réalisée, et permettre de justifier de toute opération par une pièce d’origine documentée, par laquelle il doit être possible de remonter de manière ininterrompue jusqu’à la facture.
Attention !
Pour rappel, la facturation matérialise une opération commerciale, et représente un justificatif en comptabilité pour la collecte et la déduction de la TVA. L’insuffisance de contrôles internes pour s’assurer de l’intégrité des factures électroniques peut remettre en cause votre droit à déduction de la TVA qui vous permet, en qualité d’« assujetti » à la TVA, de déduire la TVA payée sur vos propres dépenses de fonctionnement sur celle que vous collectez auprès de vos propres clients sur les opérations (de vente de biens ou de prestations de services) réalisées.
En conclusion de cette série d’articles :
Avoir recours à la facturation électronique vous permet d’être plus compétitifs en stimulant votre réactivité et en allégeant la charge administrative que représente la facturation. Il faut cependant veiller à ne pas négliger vos obligations.
Les équipes d’Inovera se tiennent à votre disposition afin de faire le point sur votre situation et vous accompagner dans la mise en place de ce projet !
Sources :