Découvrez comment AS400 est optimisé par la solution DOCUWARE !
Saisir manuellement des factures fournisseurs dans un environnement IBM AS400 (IBM) ne devrait plus être une réalité en 2025.
Entre les volumes importants de factures, les ressaisies comptables chronophages, les erreurs de montants, les validations souvent réalisées en dehors du système central et la pression réglementaire liée à la facturation électronique obligatoire, la comptabilité fournisseur est devenue un point de tension majeur pour les entreprises industrielles, logistiques et commerciales reposant sur AS400. En 2025, l’enjeu ne se limite plus à conserver ou numériser les documents : il s’agit de structurer, fiabiliser et automatiser la circulation de la donnée comptable, tout en conservant AS400 comme socle transactionnel, garant de la robustesse et de la continuité des opérations. En associant la stabilité d’AS400 à l’intelligence documentaire de DocuWare, vous automatisez la dématérialisation des factures fournisseurs, supprimez les ressaisies manuelles, réduisez les délais de traitement et sécurisez l’ensemble du cycle fournisseur, de la réception de la facture jusqu’à son paiement.
SÉCURISEZ VOTRE COMPTABILITÉ ET ANTICIPEZ LA RÉFORME 2026 AVEC L’INTERFACE AS400 – DOCUWARE
Une intégration entre un système AS400 et une GED ne doit jamais se limiter à un simple archivage externe ou à un stockage passif de documents.
Lorsqu’elle est mal conçue, elle génère rapidement des dysfonctionnements :
- Doubles saisies entre AS400 et des outils bureautiques
- Données comptables désynchronisées
- Validations réalisées hors du système central
- Manque de visibilité lors des contrôles internes
- Risques accrus en cas d’audit ou de contrôle fiscal
À l’inverse, une interface AS400 – DocuWare correctement pensée devient un véritable levier de performance pour la direction financière. L’intégration permet d’inscrire la dématérialisation des factures fournisseurs directement dans les processus financiers existants, tout en respectant les principes de contrôle interne, de traçabilité, de sécurité des accès et de conformité réglementaire.
CENTRALISATION DOCUMENTAIRE ET ACCÈS DIRECT AUX DONNÉES AS/400
Dans les environnements AS400, la documentation financière est souvent répartie entre plusieurs supports (papier, serveurs partagés, GED locales).
Grâce à la connexion entre AS400 et DocuWare, l’ensemble des documents comptables et financiers est centralisé dans une GED unique :
- Factures fournisseurs
- Bons de commande
- Contrats fournisseurs
- Avoirs
- Justificatifs comptables et pièces annexes
Les documents sont accessibles depuis un point central, avec un lien direct entre les données issues d’AS400 (numéro fournisseur, numéro de pièce, exercice, centre de coût) et les pièces justificatives.
Résultat :
➡️ Suppression des recherches manuelles fastidieuses
➡️ Accès immédiat aux documents liés aux transactions AS400
➡️ Vision complète et contextualisée de chaque facture
➡️ Décisions plus rapides, mieux documentées et sécurisées
AUTOMATISATION DU CYCLE ACHATS (PROCURE-TO-PAY) : UN EXEMPLE CONCRET
L’intégration DocuWare – AS400 ne se limite pas à l’archivage. Elle couvre l’intégralité du cycle fournisseurs, sans remettre en cause la logique transactionnelle du système AS/400. Dès la réception d’une facture fournisseur (PDF email, scan courrier, portail fournisseur), DocuWare prend en charge l’ensemble du traitement.
- Capture multicanale des factures fournisseurs
- Extraction intelligente des données clés (fournisseur, montants HT, TVA, TTC, références)
- Contrôles de cohérence automatisés
- Préparation des données comptables pour intégration dans AS400
- Détection automatique des doublons et anomalies - Fin des saisies manuelles, réduction massive des erreurs et fiabilisation durable des données comptables issues d’AS400.
Le processus de validation devient entièrement digital, structuré et traçable :
- Circuits de validation paramétrables selon vos règles internes
- Notifications automatiques aux valideurs (poste de travail ou mobile)
- Gestion des litiges et exceptions
- Génération du Bon à Payer (BAP)
- Historisation complète des actions pour audits et contrôles internes
DES BÉNÉFICES MESURABLES POUR LA DIRECTION FINANCIÈRE
L’interopérabilité entre AS/400 et DocuWare génère des gains concrets et mesurables :
- Réduction significative du coût de traitement des factures fournisseurs
- Fiabilisation complète des données comptables intégrées à AS400
- Traçabilité totale des validations et décisions
- Accélération des clôtures comptables mensuelles et annuelles
- Meilleure visibilité sur les engagements fournisseurs et les délais de paiement
SÉCURITÉ ET PLATEFORME AGRÉE (PA)
La réforme de la facturation électronique obligatoire constitue un enjeu stratégique pour les entreprises exploitant AS400 comme système central. DocuWare est immatriculé en tant que Plateforme Agréée (PA), garantissant un cadre sécurisé, conforme et pérenne pour la gestion des flux de facturation électronique.
Connecter AS/400 à une GED agréée permet de :
- Garantir l’intégrité, l’authenticité et la traçabilité des factures
- Assurer un archivage électronique conforme aux exigences réglementaires
- Préparer la transmission des données vers le Portail Public de Facturation (PPF)
- Sécuriser durablement les processus face aux évolutions légales actuelles et futures
POURQUOI S’APPUYER SUR NOTRE EXPERTISE AS400 – DOCUWARE ?
Mettre en œuvre une intégration fiable entre AS400 et une GED ne s’improvise pas.
Cela nécessite une double expertise :
- Une maîtrise approfondie des environnements AS400 (IBM) et de leurs contraintes techniques
- Une expertise documentaire avancée pour concevoir des workflows sécurisés, performants et conformes
En tant qu’éditeur et intégrateur spécialisé, nous concevons des interfaces AS/400 – DocuWare robustes, pérennes et évolutives, parfaitement adaptées aux environnements critiques des entreprises industrielles et commerciales.
FAQ – VOS QUESTIONS SUR LA CONNEXION ERP AS400 & GED DOCUWARE