AURION & DOCUWARE - LA COMBINAISON GAGNANTE !

Découvrez comment AURION est optimisé par la solution DOCUWARE ! 

AURION – DOCUWARE : AUTOMATISER LA COMPTABILITÉ FOURNISSEUR ET LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE

Saisir manuellement des factures fournisseurs dans Aurion ne devrait plus être une réalité en 2025.

Entre la multiplication des flux (factures prestataires RH, intérim, formation, recrutement, avantages), les ressaisies chronophages, les erreurs d’imputation analytique, les circuits de validation informels et la pression réglementaire liée à la facturation électronique obligatoire, le traitement des factures liées aux fonctions RH et services généraux est devenu un point de friction majeur pour les organisations équipées d’Aurion.                                                                                                                                                                                                          En 2025, l’enjeu ne se limite plus à la simple conservation des documents : il s’agit de structurer, fiabiliser et automatiser la circulation de la donnée, depuis la réception des factures jusqu’à leur validation, leur rapprochement (contrat/commande/prestation) et leur intégration dans les processus financiers, tout en garantissant conformité, traçabilité et sécurité. En associant Aurion à l’intelligence documentaire de DocuWare, vous automatisez la dématérialisation des factures fournisseurs, éliminez les ressaisies manuelles, réduisez les délais de traitement et sécurisez l’ensemble du cycle fournisseur, de la réception de la facture jusqu’à son paiement.

SÉCURISEZ VOTRE COMPTABILITÉ ET ANTICIPEZ LA RÉFORME 2026 AVEC L’INTERFACE AURION – DOCUWARE

Une intégration entre un SIRH/outil de gestion (Aurion) et une GED ne doit jamais se limiter à un simple stockage de documents ou à un lien externe.

Lorsqu’elle est mal conçue, elle génère rapidement des dysfonctionnements :

- Doubles saisies et re-copies de montants / références
- Données incohérentes entre opérationnel (RH/Services) et finance
- Validations hors système, impossibles à auditer
- Manque de visibilité sur les statuts (reçu / validé / en litige / en paiement)
- Risques accrus en cas d’audit, de contrôle interne ou de litige fournisseur

À l’inverse, une interface Aurion – DocuWare correctement pensée devient un véritable levier de performance pour la gestion financière et administrative.                                            L’intégration permet d’inscrire la dématérialisation des factures fournisseurs dans des processus structurés, tout en respectant les principes fondamentaux de contrôle interne, de séparation des tâches, de traçabilité et de conformité réglementaire.

CENTRALISATION DOCUMENTAIRE ET ACCÈS DIRECT AUX PIÈCES JUSTIFICATIVES

Dans les organisations équipées d’Aurion, la dispersion documentaire reste l’un des principaux freins à l’efficacité : pièces RH, contrats prestataires, justificatifs, factures, avenants, validations… tout circule souvent par email ou répertoires partagés.

Grâce à la connexion entre Aurion et DocuWare, l’ensemble des documents administratifs et financiers est centralisé dans une GED unique :

- Factures fournisseurs (prestataires RH, formation, intérim, recrutement, services)
- Contrats et avenants (prestations, régies, forfaits, commandes)
- Bons de commande / engagements / validations internes
- Avoirs et litiges associés
- Justificatifs et pièces annexes (PV de réception, feuilles d’émargement, livrables)

Ces documents sont accessibles depuis un point central, avec une logique d’indexation métier (fournisseur, établissement, centre de coût, entité, période, nature de prestation), facilitant la recherche, le contrôle et la prise de décision.

Résultat :

➡️ Suppression des recherches manuelles et des doublons

➡️ Accès immédiat aux pièces justificatives au bon moment

➡️ Vision complète et contextualisée de chaque facture et prestation

➡️ Décisions plus rapides, plus fiables et parfaitement documentées

AUTOMATISATION DU CYCLE ACHATS (PROCURE-TO-PAY) : UN EXEMPLE CONCRET

L’intégration DocuWare – Aurion ne se limite pas à l’archivage. Elle couvre l’intégralité du cycle fournisseurs, sans plafond fonctionnel, et s’adapte à l’organisation (siège, multi-sites, CSP, directions opérationnelles). Dès la réception d’une facture fournisseur (PDF, email, scan papier, portail), DocuWare prend en charge l’ensemble du traitement.

Capture intelligente et LAD (Lecture Automatique de Documents)

- Capture multicanale des factures fournisseurs
- Extraction intelligente des données clés (fournisseur, SIREN/SIRET, dates, HT, TVA, TTC, références)
- Contrôles de cohérence automatisés (formats, champs obligatoires, doublons)
- Préparation des données pour validation et intégration (imputations, centres de coûts, analytique)
- Détection automatique des anomalies (doublons, montants incohérents, TVA atypique)                                                                                                                                                                   - Fin des saisies manuelles, réduction massive des erreurs et fiabilisation durable des données.

Workflow de validation et Bon à Payer (BAP)

Le processus de validation devient entièrement digital, structuré et traçable :

- Circuits de validation paramétrables (centre de coût, entité, type de dépense, seuils)
- Notifications automatiques aux valideurs (poste de travail ou mobile)
- Gestion des exceptions (litige, demande d’avoir, demande d’informations fournisseur)
- Génération du Bon à Payer (BAP) avec piste d’audit complète
- Historisation de chaque action pour audits et contrôles internes

DES BÉNÉFICES MESURABLES POUR LA DIRECTION FINANCIÈRE

L’interopérabilité entre Aurion et DocuWare génère des gains concrets et rapidement mesurables :

- Réduction significative du coût de traitement des factures fournisseurs
- Fiabilisation des données (montants, TVA, analytique, pièces justificatives)
- Traçabilité totale des validations, relances et décisions
- Accélération des cycles de clôture et meilleure maîtrise des engagements
- Diminution des litiges fournisseurs grâce à des dossiers complets et accessibles

SÉCURITÉ ET PLATEFORME AGRÉE (PA)

La réforme de la facturation électronique obligatoire constitue un enjeu stratégique pour les organisations qui veulent sécuriser leurs flux de factures, y compris pour les dépenses liées aux services, prestations RH et achats indirects.

DocuWare est immatriculé en tant que Plateforme Agréée (PA), garantissant un cadre sécurisé, conforme et pérenne pour la gestion des flux de facturation électronique.

Connecter Aurion à une GED agréée permet de :

- Garantir l’intégrité, l’authenticité et la traçabilité des factures
- Assurer un archivage électronique conforme aux exigences réglementaires
- Préparer la transmission des données vers le Portail Public de Facturation (PPF)
- Sécuriser durablement vos processus face aux évolutions légales actuelles et futures

POURQUOI S’APPUYER SUR NOTRE EXPERTISE AURION – DOCUWARE ?

Mettre en œuvre une intégration fiable entre Aurion et une GED ne s’improvise pas.

Cela nécessite une double expertise :

- Une maîtrise des flux Aurion, des référentiels (entités, sites, centres de coûts) et des processus internes
- Une expertise documentaire avancée pour concevoir des workflows sécurisés, performants et conformes

En tant qu’éditeur et intégrateur spécialisé, nous concevons des interfaces Aurion – DocuWare reposant sur des connecteurs éprouvés, une parfaite connaissance des enjeux administratifs/financiers et une approche orientée performance opérationnelle, conformité réglementaire et retour sur investissement.

FAQ – VOS QUESTIONS SUR LA CONNEXION ERP AURION & GED DOCUWARE