DocuWare vs Gestion traditionnelle : Le choix optimal pour les DAF de l’agro-alimentaire

Adapter les stratégies opérationnelles aux évolutions digitales est devenu une nécessité pour les directeurs administratifs et financiers (DAF) du secteur de l’agro-alimentaire. Une telle adaptabilité peut devenir une réalité grâce à des outils comme DocuWare, une solution innovante de gestion documentaire. En avant toute pour une immersion dans la comparaison entre le système traditionnel de gestion documentaire et DocuWare.  

Partie 1 : Les défis de la gestion traditionnelle pour les DAF de l’agro-alimentaire

La gestion traditionnelle des documents implique des dépendances significatives au papier, avec tous les coûts que cela implique. Par exemple, les frais d'impression, d'archivage et de stockage peuvent considérablement alourdir le budget des entreprises. De plus, la recherche, le tri et le rangement de ces documents s'avèrent souvent être une tâche ardue et ingérable en cas de volume important. Sans compter le temps perdu à les retrouver lorsque vous en avez besoin.  

 Le système traditionnel, de par sa nature non-digitalisée, abrite plusieurs risques. Principalement en termes de perte de données ou de non-respect des réglementations, le papier ne fournit aucune garantie de sécurité. Les documents peuvent être perdus, volés, ou endommagés par des catastrophes naturelles ou par simple négligence humaine. Une telle situation peut entraîner des conséquences sévères, notamment des sanctions juridiques et des amendes.  

Partie 2 : Pourquoi DocuWare est un choix optimal pour les DAF de l’agro-alimentaire

I. DocuWare pour une efficacité et une productivité augmentée

 Les bénéfices du passage à DocuWare sont immédiats et profonds. Toute l'information nécessaire est à portée de clic, ce qui simplifie et accélère les processus de décision. De plus, l'accès simultané aux documents numériques facilite le partage d'information et la collaboration interne et externe. Avec DocuWare, l'archivage n'est plus une corvée, mais un processus automatique qui libère les employés pour qu'ils puissent se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.

II. Une gestion des risques renforcée avec DocuWare

Avec sa capacité à créer des backups numériques et à centraliser l'accès aux documents, DocuWare réduit les risques de perte de données et sécurise les informations contre le vol ou le dommage. Les options de traçabilité et de gestion des droits d'accès permettent de s'assurer que seules les personnes autorisées peuvent accéder à certaines informations, ce qui aide les entreprises à se conformer aux diverses réglementations.

Partie 3 : Étude de cas : transition réussie vers DocuWare dans le secteur de l’agro-alimentaire

I. Une transition en douceur vers DocuWare

Une entreprise agro-alimentaire a réussi à effectuer une transition réussie vers DocuWare. La solution a été intégrée en douceur, grâce à sa flexibilité et sa simplicité, dans les processus commerciaux et administratifs de l'entreprise. Le personnel a adapté sans difficulté ce nouvel outil dans son travail quotidien.

II. Les bénéfices significatifs de DocuWare

Depuis l'intégration de DocuWare, cette entreprise a pu constater un progrès significatif dans ses opérations. Le temps consacré à la recherche et à la gestion des documents a été considérablement réduit, tandis que les procédures internes ont été améliorées grâce à l'automatisation et la traçabilité fournies par DocuWare. Le personnel a également exprimé une satisfaction notable suite à l'amélioration notable de leur quotidien professionnel.

Lien vers étude de cas : https://blog.inovera.fr/vegetal-solutions-ged-confinement 

Conclusion : 

DocuWare, un investissement intelligent pour les DAF de l’agro-alimentaire En somme, adopter DocuWare est une action stratégique pour tout DAF de ce secteur.