EBP & DOCUWARE - LA COMBINAISON GAGNANTE !

Découvrez comment EBP est optimisé par la solution DOCUWARE ! 

EBP – DOCUWARE : AUTOMATISER LA COMPTABILITÉ FOURNISSEUR ET LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE

Saisir manuellement des factures fournisseurs dans EBP ne devrait plus être une réalité en 2025. Entre les ressaisies chronophages, les erreurs de montants, les validations manuelles et la pression réglementaire liée à la facturation électronique, la comptabilité fournisseur est devenue un point de tension majeur pour les PME. En 2025, l’enjeu ne se limite plus à stocker des documents : il s’agit de structurer et de faire circuler la donnée de manière fluide, sécurisée et conforme, directement au cœur des processus comptables EBP. En associant la simplicité d’EBP à l’intelligence documentaire de DocuWare, vous automatisez la dématérialisation des factures EBP, éliminez les ressaisies, réduisez les délais de traitement et sécurisez l’ensemble de votre comptabilité fournisseur, de la réception des factures jusqu’au paiement.

SÉCURISEZ VOTRE COMPTABILITÉ ET ANTICIPEZ LA RÉFORME 2026 AVEC L’INTERFACE EBP – DOCUWARE

Une intégration ERP–GED ne doit jamais être un simple dépôt de fichiers ou un accès externe aux documents. Mal conçue, elle génère des frictions opérationnelles : doubles saisies, erreurs d’imputation comptable, validations hors système, zones d’ombre lors des contrôles et audits. Correctement pensée, elle devient un véritable levier de performance, de conformité et de fiabilité financière. L’interface EBP – DocuWare permet d’intégrer la dématérialisation des factures directement dans les processus comptables EBP, tout en respectant les règles de contrôle interne et les exigences réglementaires à venir.

CENTRALISATION DOCUMENTAIRE ET ACCÈS DIRECT DEPUIS EBP

Dans de nombreuses PME équipées d’EBP, la documentation comptable reste encore trop dispersée : dossiers réseau, emails, impressions papier. Grâce à la connexion entre EBP et DocuWare, l’ensemble des pièces justificatives (factures fournisseurs, bons de commande, contrats, avoirs) est centralisé dans une GED unique et accessible directement depuis l’environnement EBP.

Résultat :

➡️ Fin des recherches manuelles dans plusieurs outils

➡️ Accès immédiat aux documents depuis les écritures EBP

➡️ Contexte comptable complet pour chaque facture

➡️ Décisions plus rapides, plus fiables et mieux documentées

AUTOMATISATION DU CYCLE ACHATS (PROCURE-TO-PAY) : UN EXEMPLE CONCRET

DocuWare s’adapte parfaitement aux environnements EBP, sans complexifier l’outil ni les usages. Les workflows accompagnent vos processus existants tout en apportant un haut niveau d’automatisation, notamment sur les tâches répétitives. Dès la réception d’une facture fournisseur (PDF, email, scan), DocuWare automatise l’ensemble du traitement :

Capture intelligente et LAD (Lecture Automatique de Documents)

• - Capture multicanale des factures fournisseurs.                                                                                                                                                                                                                                    - Extraction automatique des données (fournisseur, montants HT, TVA, TTC).                                                                                                                                                        - Pré-remplissage des codes d'imputation analytique selon vos règles EBP.                                                                                                                                                          - Contrôle de cohérence et rapprochement avec les commandes.                                                                                                                                                                            - Détection des doublons et anomalies avant transfert comptable.                                                                                                                                                                        - Suppression des saisies manuelles, réduction drastique des erreurs et sécurisation des données.

Workflow de validation et Bon à Payer (BAP) 

• - Circuits de validation adaptés à l’organisation de la PME.                                                                                                                                                                                                              - Notifications automatiques aux valideurs (ordinateur ou mobile)                                                                                                                                                                                                   - Génération du Bon à Payer (BAP) et synchronisation dans EBP.                                                                                                                                                                                                     - Archivage sécurisé conforme aux exigences fiscales. Chaque étape est historisée, sécurisée et exploitable en cas de contrôle ou d’audit.

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DES BÉNÉFICES MESURABLES POUR LA DIRECTION FINANCIÈRE

L’interopérabilité entre EBP et DocuWare génère des bénéfices concrets et rapidement mesurables :

•  - Réduction significative du coût de traitement des factures fournisseurs.                                                                                                                                                                                      - Fiabilisation des écritures grâce au pré-remplissage analytique automatique.                                                                                                                                                                             - Traçabilité complète des validations et décisions pour les audits.                                                                                                                                                                                                 - Accélération des clôtures comptables mensuelles et annuelles.                                                                                                                                                                                                   - Meilleure visibilité sur les engagements et les délais de paiement.

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SÉCURITÉ ET PLATEFORME AGRÉE (PA)

La réforme de la facturation électronique obligatoire représente un enjeu stratégique pour les PME équipées d’EBP. DocuWare est immatriculé en tant que PA, constituant un socle de confiance pour la gestion de vos flux. Connecter EBP à une GED agréée permet de :

• - Garantir l’intégrité, l’authenticité et la traçabilité des factures.                                                                                                                                                                                                        - Assurer un archivage électronique conforme aux exigences légales.                                                                                                                                                                                            - Préparer la transmission des données vers le Portail Public de Facturation (PPF).                                                                                                                                                                      - Sécuriser durablement vos processus face aux évolutions réglementaires.

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POURQUOI S’APPUYER SUR NOTRE EXPERTISE EBP – DOCUWARE ?

Mettre en œuvre une intégration efficace entre EBP et une GED nécessite une double compétence : maîtrise des outils et compréhension des processus comptables des PME. En tant qu’éditeur et intégrateur spécialisé, nous maîtrisons les environnements EBP, les mécanismes d’intégration DocuWare et la conception de workflows sécurisés et performants. Notre approche repose sur des connecteurs certifiés, une parfaite connaissance des contraintes PME et une méthodologie orientée efficacité et retour sur investissement.

 FAQ – VOS QUESTIONS SUR LA CONNEXION ERP EBP & GED DOCUWARE