Découvrez comment GIMI est optimisé par la solution DOCUWARE !
Saisir manuellement des factures fournisseurs dans GIMI ne devrait plus être une réalité en 2025.
Entre les volumes importants de factures liées aux achats de production, les ressaisies comptables chronophages, les erreurs de montants, les circuits de validation informels et la pression réglementaire liée à la facturation électronique obligatoire, la comptabilité fournisseur est devenue un point de friction majeur pour les PME industrielles équipées de GIMI. En 2025, l’enjeu ne se limite plus à la simple conservation des documents : il s’agit de structurer, fiabiliser et automatiser la circulation de la donnée comptable, directement au cœur des processus GIMI (achats, stocks, production, comptabilité), tout en garantissant conformité, traçabilité et sécurité. En associant la puissance métier de GIMI à l’intelligence documentaire de DocuWare, vous automatisez la dématérialisation des factures fournisseurs, éliminez les ressaisies manuelles, réduisez les délais de traitement et sécurisez l’ensemble du cycle fournisseur, de la réception de la facture jusqu’à son paiement.
SÉCURISEZ VOTRE COMPTABILITÉ ET ANTICIPEZ LA RÉFORME 2026 AVEC L’INTERFACE GIMI – DOCUWARE
Une intégration ERP–GED ne doit jamais se limiter à un simple stockage de documents ou à un lien externe.
Lorsqu’elle est mal conçue, elle génère rapidement des dysfonctionnements :
- Doubles saisies entre GIMI et les outils périphériques
- Données comptables incohérentes (fournisseurs, montants, TVA, imputations analytiques)
- Validations hors système, difficiles à tracer
- Manque de visibilité lors des contrôles internes
- Risques accrus en cas d’audit ou de contrôle fiscal
À l’inverse, une interface GIMI – DocuWare correctement pensée devient un véritable levier de performance pour la direction financière et les équipes achats. L’intégration permet d’inscrire la dématérialisation des factures fournisseurs directement dans les processus comptables et industriels GIMI, tout en respectant les principes fondamentaux de contrôle interne, de séparation des tâches, de traçabilité et de conformité réglementaire.
CENTRALISATION DOCUMENTAIRE ET ACCÈS DIRECT DEPUIS GIMI
Dans les environnements GIMI, la dispersion documentaire reste l’un des principaux freins à l’efficacité comptable et opérationnelle : factures liées aux achats, bons de réception, commandes fournisseurs, contrats cadres. Grâce à la connexion entre GIMI et DocuWare, l’ensemble des documents comptables et financiers est centralisé dans une GED unique :
- Factures fournisseurs
- Bons de commande et bons de réception
- Contrats fournisseurs et accords cadres
- Avoirs et dossiers de litige
- Justificatifs comptables et pièces annexes
Ces documents sont accessibles directement depuis GIMI, au plus près des écritures comptables, des commandes et des mouvements de stock.
Résultat :
➡️ Suppression des allers-retours entre applications
➡️ Accès immédiat aux pièces justificatives depuis GIMI
➡️ Vision complète et contextualisée de chaque facture et commande
➡️ Décisions plus rapides, plus fiables et parfaitement documentées
AUTOMATISATION DU CYCLE ACHATS (PROCURE-TO-PAY) : UN EXEMPLE CONCRET
L’intégration DocuWare – GIMI ne se limite pas à l’archivage. Elle couvre l’intégralité du cycle fournisseurs, sans plafond fonctionnel, et s’adapte aux contraintes industrielles (volumes, multi-sites, multi-entrepôts). Dès la réception d’une facture fournisseur (PDF, email, scan papier), DocuWare prend en charge l’ensemble du traitement.
- Capture multicanale des factures fournisseurs
- Extraction intelligente des données clés (fournisseur, montants HT, TVA, TTC, références)
- Contrôles de cohérence automatisés (totaux, TVA, doublons)
- Préparation des écritures comptables et rapprochements avec commandes GIMI
- Détection automatique des anomalies et incohérences - Fin des saisies manuelles, réduction massive des erreurs et fiabilisation durable des données comptables dans GIMI.
Le processus de validation devient entièrement digital, structuré et traçable :
- Circuits de validation paramétrables selon vos règles internes
- Notifications automatiques aux valideurs (poste de travail ou mobile)
- Gestion des exceptions (écart commande/facture, litige, demande d’avoir)
- Génération du Bon à Payer (BAP)
- Historisation complète de chaque action pour les audits et contrôles internes
DES BÉNÉFICES MESURABLES POUR LA DIRECTION FINANCIÈRE
L’interopérabilité entre GIMI et DocuWare génère des gains concrets et rapidement mesurables :
- Réduction significative du coût de traitement des factures fournisseurs
- Fiabilisation complète des écritures comptables et analytiques
- Traçabilité totale des validations et décisions
- Accélération des clôtures comptables mensuelles et annuelles
- Meilleure visibilité sur les engagements fournisseurs et les délais de paiement
SÉCURITÉ ET PLATEFORME AGRÉE (PA)
La réforme de la facturation électronique obligatoire constitue un enjeu stratégique pour les entreprises industrielles équipées de GIMI. DocuWare est immatriculé en tant que Plateforme Agréée (PA), garantissant un cadre sécurisé, conforme et pérenne pour la gestion des flux de facturation électronique.
Connecter GIMI à une GED agréée permet de :
- Garantir l’intégrité, l’authenticité et la traçabilité des factures
- Assurer un archivage électronique conforme aux exigences réglementaires
- Préparer la transmission des données vers le Portail Public de Facturation (PPF)
- Sécuriser durablement vos processus face aux évolutions légales actuelles et futures
POURQUOI S’APPUYER SUR NOTRE EXPERTISE GIMI – DOCUWARE ?
Mettre en œuvre une intégration fiable entre GIMI et une GED ne s’improvise pas.
Cela nécessite une double expertise :
- Une maîtrise approfondie de GIMI et de ses processus achats, stocks et comptables
- Une expertise documentaire avancée pour concevoir des workflows sécurisés, performants et conformes
En tant qu’éditeur et intégrateur spécialisé, nous concevons des interfaces GIMI – DocuWare reposant sur des connecteurs certifiés, une parfaite connaissance des enjeux industriels des PME et une approche orientée performance opérationnelle, conformité réglementaire et retour sur investissement.
FAQ – VOS QUESTIONS SUR LA CONNEXION ERP GIMI & GED DOCUWARE