Chaque société aujourd'hui est dépendante de ses documents papiers. Seulement face aux nouvelles technologies et aux inconvénients du traitement de ces documents, certaines entreprises décident de se lancer dans un projet de gestion électronique des documents. Mais pour cela il est d'abord nécessaire de se poser quelques questions essentielles.
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QUI ?
Il faut commencer par cibler les départements clés de l'entreprise, ceux ayant le plus gros volume d'archives et contenu critique au format papier. Ensuite, affinez cette liste en évaluant les principaux objectifs de chacun de ses départements et les avantages à l'échelle du département et de l'entreprises. Les départements des ressources humaines, de comptabilité fournisseurs, et comptabilité clients par exemple, sont d'excellents points de départ dont la dématérialisation pourrait avoir un impact considérable sur la productivité, une fois que leurs documents ont été numérisés et rendus accessibles au format électronique, pour une meilleure collaboration, un meilleur partage entre les systèmes et des audits et contrôles faciles. Selon les experts, les employés passent 5 à 15 pourcent de leur temps à lire les informations et jusqu'à 50 pourcent à rechercher ces informations.
QUOI ?
La conversion d'archives physiques en archives numériques indexées peut considérablement réduire les coûts de gestion de votre contenu organisationnel, réduire les temps d'accès, de même que les coûts de stockage qui le plus souvent passent sous le radar, malgré qu'ils soient élevés. Une fois que vous avez identifié les domaines qui peuvent bénéficier de la gestion de contenu, vous devez évaluer le contenu métier qui circule dans les départements ciblés.
QUAND ?
Dressez un plan pour chaque étape du cycle de vie d'un type de document : de sa création, à sa réception, son utilisation pour la collaboration, à son archivage. Ainsi, vous pourrez identifier quand capturer le document et comment l'indexer (les types de mots-clés, les options de sécurité, la mise en dossier automatique, les workflows etc.). Avec un plan de gestion de documents bien défini soulignant les étapes de gestion des phases importantes du processus métier, vous pourrez plus facilement résoudre les problèmes liés à la productivité, aux services, aux coûts, et bien plus.
Gagner en agilité et en productivité requiert de pouvoir identifier et éliminer les aspects encombrants et inutiles de vos processus métier. Certes les débuts de tout projet de dématérialisation peuvent s'avérer un véritable travail de titans, mais une fois que vous avez trouvé votre rythme, rien ne vaudra la fierté du travail accompli.
