La gestion électronique des documents (GED) est un élément clé pour qu'une entreprise mène à bien sa transition numérique. Dans ce contexte, toutes les entreprises sont amenées à étudier leur mode de gestion documentaire. Cela est dû à la multiplication des échanges digitaux. Ces derniers font évoluer le mode de gestion que nous connaissons jusqu'ici et nous amènent à repenser notre manière de gérer l'information. Par conséquent, les méthodes empiriques ne sont donc plus applicables et l'industrialisation des tâches de gestion s'impose comme une nécessité.
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La ged en quelques mots
Tout d'abord, il faut savoir ce que représente un système de gestion électronique de documents (GED). Celui-ci a pour objectif d'organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. La GED met principalement en œuvre des systèmes d'acquisition, d'indexation, de classement, de stockage d'infirmation, d'accès et de diffusion des documents. Elle participe ainsi aux processus de collaboration, de capitalisation et d'échanges d'informations. Ce système prend également en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie, de la création à l'archivage en passant par la gestion des différentes versions.
Quelques grandes étapes à respecter :
1/ BIEN CONNAITRE SON ORGANISATION
Il est tout d'abord important d'étudier son projet sous un angle purement métier et de cartographier précisément le type d'échanges réalisés pour bien comprendre quels sont ses besoins en termes de gestion et de digitalisation des échanges documentaires. Cette approche purement métier est un prérequis pour mener à bien son projet.
2/ ETUDIER LES OPTIONS TECHNOLOGIQUES
Il est ensuite nécessaire de se pencher sur le type de solution à choisir. En effet, il existe de très nombreuses solutions répondant aux besoins de GED, mais il faut savoir sélectionner l'offre adaptée. Certaines plateformes conviendront mieux aux grandes entreprises et d'autres aux petites. L'essentiel est donc de mettre en avant les besoins de l'entreprise pour trouver la solution y répondant le mieux et qui deviendra la colonne vertébrale de leur processus de gestion documentaire.
3/ MISE EN PLACE DE L'OFFRE ET ACCOMPAGNEMENT AU CHANGEMENT
Pour réussir la mise en place d'une GED, il faut s'entourer de spécialiste en la matière. Une formation est également importante pour les différents utilisateurs de la GED afin qu'ils puissent l'utiliser avec succès.
Ces quelques points fondamentaux permettent de concevoir une plateforme de gestion agile et de renforcer la compétitivité de l'entreprise en capitalisant sur un outil performant.
