Sans pour autant remplacer les logiciels interne, la GED simplifie le quotidien des entreprises en s'intégrant au cœur de son organisation. Les solutions cloud sont de plus en plus courante dans le monde professionnel, car elles offrent des espaces de partage en ligne où sont stockés des fichiers déposés par leurs auteurs, qui sont ensuite accessibles depuis un portail web et via une connexion internet. L'information est désormais accessible partout et à n'importe quel moment depuis de nombreux périphériques grâce à la GED.
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La ged, un outil pour faciliter la gestion des flux documentaire
Le stockage est, pour une entreprise, l'action de regrouper en un espace des fichiers informatiques pouvant être de plusieurs types : documents, images, photos, vidéos, etc. Mais surtout, ces données stockées ont vocation à être utilisées au quotidien, accessibles en temps réel et être partagée. De plus, la conservation des documents est aujourd'hui un enjeu majeur pour la pérennité des entreprises. En cas d'incidents, il est important de pouvoir préserver l'ensemble des données, afin d'assurer la continuité de son activité.
La GED, permet de répondre à ces enjeux stratégiques car elle permet de stocker, d'organiser des documents, de sécuriser des données en nombres importants, ainsi que faciliter le travail collaboratif. En effet, elle prend en charge toutes les étapes du cycle de vie d'un document, de sa création à son archivage. L'objectif : centraliser l'ensemble des données d'une entreprise pour en faciliter l'accès et simplifier la recherche d'informations. En d'autres termes, la gestion électronique de documents est un logiciel qui permet de constituer un référentiel documentaire commun en recourant à la dématérialisation. Les documents, emails et pièces-jointes sont automatiquement rangés dans le bon dossier, sans aucune action manuelle de la part d'un utilisateur. Un gain de temps précieux et un risque de pertes de données maîtrisé
Une ged, une solution adaptée à chaque métier
Les logiciels de GED ont de nombreuses fonctionnalités, mais les besoins des professionnels ne sont pas tous identiques. Chaque métier détient des spécificités auxquelles les logiciels de GED doivent apporter des réponses concrètes.
Par exemple, un cabinet d'expertise-comptable sera plutôt à la recherche d'une solution de GED en ligne qui lui permettra d'être réactif et mobile en accédant aux documents de ses clients à tout moment. Un consultant en RH privilégiera un logiciel de GED disposant d'un module de recherche très puissant lui permettant de réaliser des extractions de profils, en fonction de critères précis, et de trouver le candidat idéal en quelques minutes. Une collectivité voudra, quant à elle, assurer une gestion efficace du courrier et répondre aux contraintes de dématérialisation des procédures de marchés publics
LES AVANTAGES DE LA GED
La maîtrise de l'information est devenue cruciale au sein des entreprises. Face à ces nouvelles exigences, les solutions de GED ont évolué. Elles disposent de fonctionnalités dépassant le cadre de la gestion de l'information, et répondent à bien des problématiques : Workflow, Recherche, Conformité, Sécurité, et Traçabilité, auxquelles les solutions d'INOVERA répondent :
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- Réduire les coûts liés au traitement des documents papiers.
- Gagner en productivité et efficacité : en automatisant des tâches répétitives, les collaborateurs sont disponibles pour réaliser d'autres missions à plus forte valeur ajoutée.
- Réaliser l'approbation de documents en un clic et à distance : grâce à la validation par mail ou la signature électronique.
- Travail collaboratif et mobilité des équipes : outre le besoin d'enregistrer des documents en un espace physique, le stockage offre des fonctions collaboratives répondant aux enjeux de travail en équipe et de mobilité grâce au partage d'un référentiel documentaire commun, les utilisateurs d'une solution de GED peuvent collaborer efficacement, à distance, sur un même document.
- Faciliter le pilotage et le suivi de projet : les logiciels de GED, mettent à disposition des outils de partage, de planification ou de supervision des tâches.
