La signature électronique est un réel atout dans la gestion commerciale d'une entreprise que ce soit pour la gestion interne administrative ou pour la simplification du parcours clients.
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La signature électronique est un concept, alliant aspects pratiques, juridiques et techniques, mis à la disposition des entreprises et des collectivités, depuis 2001 grâce à une directive européenne leur permettant de dématérialiser leurs documents lors d'échanges avec des prestataires ou des clients, dans une logique de Gestion électronique de documents (GED). C'est dans ce cadre que la signature électronique a fait son entrée, et donc que le signataire peut désormais apposer son accord à valeur juridique sur un document électronique.
QUELLE DIFFERENCES JURIDIQUES ENTRE LA SIGNATURE ELECTRONIQUE ET MANUSCRITE ?
La signature électronique a la même valeur juridique qu'une signature papier et dispose des mêmes prérogatives, sous réserve de « l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache », selon l'article 1316-4 du Code Civil. C'est la loi du 13 mars 2000 qui a introduit la signature électronique dans le droit français. En scellant l'ensemble du document lors de son apposition, elle en garantit l'intégrité, c'est-à-dire l'état précis, au moment de l'engagement du consentement par le signataire. Cela reviendrait au même que de parapher chaque lettre ou chaque ponctuation d'un document papier. En d'autres termes, la signature électronique profite non seulement de la même valeur juridique que la signature manuscrite, mais elle est aussi beaucoup plus sécurisante pour toutes les parties.
QUAND UTILISER LA SIGNATURE ELECTRONIQUE ET DANS QUEL DOMAINE ?
La signature électronique peut être utilisée dans tous les domaines à partir du moment que le document à signer soit dématérialisé (ex. un contrat, un paiement...). Tout peut donc être signé et finalisé rapidement et à distance. Mais d'autres usages pourraient être imaginés, notamment dans des corps de métiers où l'engagement par signature est très présent :
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- Comme dans les professions juridiques telles que les avocats et les huissiers, notamment dans la transmission des actes.
- Les notaires avec une particularité : en raison des implications des actes notariés en matière immobilière comme familiale, la présence physique de la personne est généralement exigée, même pour une signature électronique.
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Dans d'autres cas, ce sont des dispositions légales qui ont imposé la signature électronique. C'est le cas par exemple des réponses à appels d'offres publiques, qui réunissent l'obligation de dématérialisation en même temps qu'une obligation de signature : les répondants doivent donc obligatoirement se munir d'un certificat numérique pour répondre. D'autres secteurs sont également très actifs en matière de signature électronique :
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- La formation (signature des conventions et des documents de présence),
- L'assurance,
- La banque (la législation SEPA (Single Euro Payments Area) accélère le mouvement avec l'obligation de signature de certains virements).
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QUELS AVANTAGES POUR LE MARCHE ?
En interne, elle permet la simplification des processus administratifs ce qui permet : Moins de papier, moins de risque d'erreurs, moins de contraintes sans compter le gain de temps pour les équipes administratives et commerciales qui peuvent se recentrer sur leur cœur de métier, et ainsi booster les ventes et améliorer l'image de marque. Elle est la complémentarité de la GED. Elle permet également de fluidifier les échanges, aussi bien entre une entreprise et ses prestataires, qu'entre une entreprise et ses clients, ou encore une collectivité et ses usagers. De plus elle donne la possibilité de mieux sécuriser les dossiers, de pallier les problèmes juridiques ou financiers, parfois causés par le manque d'une pièce justificative. Proposer des solutions de souscription fluides et souples participe à améliorer l'image de l'entreprise, car le parcours de vente est simplifié, ce qui est favorable aux échanges commerciaux et au développement du bénéfice de l'entreprise.
Les solutions en termes de signature électronique proposées par INOVERA, permettent l'adoption de ce concept innovant et fiable qui permet l'interactivité au sein des entreprises ou collectivités.
