On respire ! Conserver tickets et factures papier n’est plus indispensable à la bonne gestion de vos notes de frais. Depuis le 31 mars 2017, l’article A 102 B-2* du Livre des procédures fiscales vous autorise à jeter - brûler (et danser autour) - vos justificatifs sur support papier.
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Les justificatifs numérisés sont opposables à l’Urssaf ou à l’administration fiscale en cas de contrôle.
On ne le répétera jamais assez, il est important pour les entreprises de s’adapter aux nouveaux usages ainsi qu’aux nouvelles réglementations.
« Cette nouvelle disposition, ouvre la voie aux entreprises à plus de productivité puisqu’elles seront en mesure de s’affranchir des tâches fastidieuses et sans réelle valeur ajoutée liées aux processus manuels, et d’éliminer l’archivage physique qui peut aller jusqu’à 10 ans. Cela permet aussi de diminuer les coûts humains qui y sont liés mais également le coût de gestion des archives en général. »
Source et renseignements supplémentaires
Numériser vos notes de frais correctement ? C’est 5 étapes !
1 - Scanner les justificatifs de notes de frais
2 - Enregistrer les documents aux formats PDF ou TIFF - pour permettre leur lisibilité dans le temps
3 - Horodater et sceller les fichiers
4 - Faire appel à une autorité de certification
5 - Sécuriser le stockage des archives
Nous vous offrons un " vrai / faux " pour aller plus loin
#1 "La facture ne doit avoir subi aucun traitement d'image de type logiciel de retouche photo"
VRAI - Même si elle aurait été mieux en brune.
#2 "En cas de compression de fichier, on s'en fiche si une information a été perdue."
FAUX - On ira la chercher par la peau du cou.
#3 "Un document sous forme dématérialisée doit être conservé pendant une durée de 6 ans"
VRAI - Même régime que pour sa copie papier.
#4 Avec son tiers de confiance, elle le fera mieux que personne !
FAUX - "La facture ne peut-être numérisée par l'entreprise elle-même"