LOCPRO & DOCUWARE - LA COMBINAISON GAGNANTE !

Découvrez comment LOCPRO est optimisé par la solution DOCUWARE ! 

LOCPRO – DOCUWARE : AUTOMATISER LA COMPTABILITÉ FOURNISSEUR ET LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE

Saisir manuellement des factures fournisseurs dans LOCPRO ne devrait plus être une réalité en 2025.

Entre la volumétrie des factures liées à la location (matériel, véhicules, engins), la diversité des pièces associées (contrats, avenants, bons de livraison/reprise, états des lieux, PV), les ressaisies comptables chronophages, les erreurs de montants et de périodes, les circuits de validation informels et la pression réglementaire liée à la facturation électronique obligatoire, la comptabilité fournisseur est devenue un point de friction majeur pour les entreprises équipées de LOCPRO. En 2025, l’enjeu ne se limite plus à la simple conservation des documents : il s’agit de structurer, fiabiliser et automatiser la circulation de la donnée comptable, directement au cœur des processus LOCPRO (achats, gestion fournisseurs, contrats de location, centres de coûts), tout en garantissant conformité, traçabilité et sécurité.                                                                                                                                                    En associant LOCPRO à l’intelligence documentaire de DocuWare, vous automatisez la dématérialisation des factures fournisseurs, éliminez les ressaisies manuelles, réduisez les délais de traitement et sécurisez l’ensemble du cycle fournisseur, de la réception de la facture jusqu’à son paiement.

SÉCURISEZ VOTRE COMPTABILITÉ ET ANTICIPEZ LA RÉFORME 2026 AVEC L’INTERFACE LOCPRO – DOCUWARE

Une intégration ERP–GED ne doit jamais se limiter à un simple stockage de documents ou à un lien externe.

Lorsqu’elle est mal conçue, elle génère rapidement des dysfonctionnements :

- Doubles saisies entre LOCPRO et les outils de gestion documentaire
- Données incohérentes (montants, périodes de location, références contrat, TVA)
- Validations hors système, difficiles à tracer et à auditer
- Manque de visibilité sur les statuts (reçu, à valider, en litige, validé)
- Risques accrus en cas d’audit, de contrôle interne ou de litige fournisseur

À l’inverse, une interface LOCPRO – DocuWare correctement pensée devient un véritable levier de performance pour la gestion financière et la maîtrise des engagements.                      L’intégration permet d’inscrire la dématérialisation des factures fournisseurs directement dans les processus LOCPRO, tout en respectant les principes fondamentaux de contrôle interne, de séparation des tâches, de traçabilité et de conformité réglementaire.

CENTRALISATION DOCUMENTAIRE ET ACCÈS DIRECT DEPUIS LOCPRO

Dans les environnements LOCPRO, la dispersion documentaire reste l’un des principaux freins à l’efficacité comptable : contrats et avenants dans des emails, justificatifs sur des partages, PV de reprise introuvables au moment des contrôles.

Grâce à la connexion entre LOCPRO et DocuWare, l’ensemble des documents comptables, contractuels et opérationnels est centralisé dans une GED unique :

- Factures fournisseurs (maintenance, sous-traitance, transport, achats, frais liés à la location)
- Contrats de location, avenants et conditions tarifaires
- Bons de livraison / bons de reprise / états des lieux
- Avoirs, pénalités et dossiers de litige
- Justificatifs comptables (PV, preuves de service fait, correspondances)

Ces documents sont accessibles directement au plus près des informations LOCPRO (contrat, équipement, parc, client, chantier, période), ce qui fiabilise les contrôles et accélère les décisions.

Résultat :

➡️ Suppression des allers-retours entre applications et répertoires

➡️ Accès immédiat aux pièces justificatives liées aux contrats et factures

➡️ Vision complète et contextualisée de chaque facture fournisseur

➡️ Décisions plus rapides, plus fiables et parfaitement documentées

AUTOMATISATION DU CYCLE ACHATS (PROCURE-TO-PAY) : UN EXEMPLE CONCRET

L’intégration DocuWare – LOCPRO ne se limite pas à l’archivage. Elle couvre l’intégralité du cycle fournisseurs, sans plafond fonctionnel, et s’adapte aux contraintes des métiers de la location (multi-agences, volumes, gestion par parcs, contrats évolutifs). Dès la réception d’une facture fournisseur (PDF, email, scan papier), DocuWare prend en charge l’ensemble du traitement.

Capture intelligente et LAD (Lecture Automatique de Documents)

- Capture multicanale des factures fournisseurs
- Extraction intelligente des données clés (fournisseur, montants HT, TVA, TTC, références, dates)
- Contrôles de cohérence automatisés (totaux, TVA, doublons, champs obligatoires)
- Préparation des imputations (agence, centre de coûts, chantier, parc, période)
- Détection automatique des anomalies (doublons, écarts, TVA incohérente, montants atypiques)                                                                                                                                                    - Fin des saisies manuelles, réduction massive des erreurs et fiabilisation durable des données comptables liées à LOCPRO.

Workflow de validation et Bon à Payer (BAP)

Le processus de validation devient entièrement digital, structuré et traçable :

- Circuits de validation paramétrables (agence, seuils, nature de dépense, parc/chantier)
- Notifications automatiques aux valideurs (poste de travail ou mobile)
- Gestion des exceptions (litige, contestation, demande d’avoir, pièce manquante)
- Génération du Bon à Payer (BAP) avec piste d’audit complète
- Historisation complète de chaque action pour audits et contrôles internes

DES BÉNÉFICES MESURABLES POUR LA DIRECTION FINANCIÈRE

L’interopérabilité entre LOCPRO et DocuWare génère des gains concrets et rapidement mesurables :

- Réduction significative du coût de traitement des factures fournisseurs
- Fiabilisation des montants, périodes, références contrats et imputations
- Traçabilité totale des validations, relances, décisions et litiges
- Accélération des clôtures comptables mensuelles et annuelles
- Meilleure visibilité sur les engagements fournisseurs et les charges liées à la location

SÉCURITÉ ET PLATEFORME AGRÉE (PA)

La réforme de la facturation électronique obligatoire constitue un enjeu stratégique pour les entreprises utilisant LOCPRO, notamment pour sécuriser les flux, la piste d’audit et l’archivage conforme. DocuWare est immatriculé en tant que Plateforme Agréée (PA), garantissant un cadre sécurisé, conforme et pérenne pour la gestion des flux de facturation électronique.

Connecter LOCPRO à une GED agréée permet de :

- Garantir l’intégrité, l’authenticité et la traçabilité des factures
- Assurer un archivage électronique conforme aux exigences réglementaires
- Préparer la transmission des données vers le Portail Public de Facturation (PPF)
- Sécuriser durablement vos processus face aux évolutions légales actuelles et futures

POURQUOI S’APPUYER SUR NOTRE EXPERTISE LOCPRO – DOCUWARE ?

Mettre en œuvre une intégration fiable entre LOCPRO et une GED ne s’improvise pas.

Cela nécessite une double expertise :

- Une maîtrise des processus LOCPRO (contrats, parc, multi-agences, imputations, gestion des pièces)
- Une expertise documentaire avancée pour concevoir des workflows sécurisés, performants et conformes

En tant qu’éditeur et intégrateur spécialisé, nous concevons des interfaces LOCPRO – DocuWare reposant sur des connecteurs éprouvés, une parfaite connaissance des contraintes métiers de la location et une approche orientée performance opérationnelle, conformité réglementaire et retour sur investissement.

FAQ - VOS QUESTIONS SUR LA CONNEXION ERP LOCPRO & GED DOCUWARE