Découvrez comment ORACLE est optimisé par la solution DOCUWARE !
Saisir manuellement des factures fournisseurs dans Oracle ne devrait plus être une réalité en 2025.
Entre la volumétrie croissante des factures, la diversité des formats (PDF, email, scan, EDI), les ressaisies comptables, les erreurs d’imputation analytique, les circuits de validation trop longs et la pression réglementaire liée à la facturation électronique obligatoire, la comptabilité fournisseur est devenue un point de tension majeur pour les organisations équipées d’Oracle. En 2025, l’enjeu ne se limite plus à la simple conservation des documents : il s’agit de structurer, fiabiliser et automatiser la circulation de la donnée comptable, directement au cœur des processus Oracle (comptes fournisseurs, achats, analytique), tout en garantissant conformité, traçabilité et sécurité. En associant la puissance d’Oracle à l’intelligence documentaire de DocuWare, vous automatisez la dématérialisation des factures fournisseurs, éliminez les ressaisies manuelles, réduisez les délais de traitement et sécurisez l’ensemble du cycle fournisseur, de la réception de la facture jusqu’à son paiement.
SÉCURISEZ VOTRE COMPTABILITÉ ET ANTICIPEZ LA RÉFORME 2026 AVEC L’INTERFACE ORACLE – DOCUWARE
Une intégration ERP–GED ne doit jamais se limiter à un simple stockage de documents ou à un lien externe.
Lorsqu’elle est mal conçue, elle génère rapidement des dysfonctionnements :
- Doubles saisies entre GED et Oracle
- Données comptables incohérentes (fournisseur, TVA, analytique, échéances)
- Validations hors processus Oracle, difficiles à auditer
- Manque de visibilité sur le statut réel des factures (reçue, en validation, en litige, approuvée)
- Risques accrus en cas d’audit, de contrôle interne ou de litige fournisseur
À l’inverse, une interface Oracle – DocuWare correctement pensée devient un véritable levier de performance pour la direction financière. L’intégration permet d’inscrire la dématérialisation des factures fournisseurs directement dans les processus Oracle existants (AP, Achats, analytique), tout en respectant les principes fondamentaux de contrôle interne, de séparation des tâches, de traçabilité et de conformité réglementaire.
CENTRALISATION DOCUMENTAIRE ET ACCÈS DIRECT DEPUIS ORACLE
Dans les environnements Oracle, la dispersion documentaire reste l’un des principaux freins à l’efficacité comptable : pièces stockées sur des partages, validations par email, justificatifs introuvables au moment des contrôles.
Grâce à la connexion entre Oracle et DocuWare, l’ensemble des documents comptables et financiers est centralisé dans une GED unique :
- Factures fournisseurs et pièces annexes
- Bons de commande et accusés de réception
- Contrats, avenants, conditions tarifaires
- Avoirs et dossiers de litige
- Justificatifs comptables (PV, BL, preuves de service fait, correspondances)
Ces documents sont accessibles directement au plus près des informations Oracle (fournisseur, commande, centre de coûts, compte comptable, écriture), ce qui renforce la fiabilité des contrôles et accélère les décisions.
Résultat :
➡️ Suppression des allers-retours entre applications et répertoires
➡️ Accès immédiat aux pièces justificatives depuis les opérations Oracle
➡️ Vision complète et contextualisée de chaque facture
➡️ Décisions plus rapides, plus fiables et parfaitement documentées
AUTOMATISATION DU CYCLE ACHATS (PROCURE-TO-PAY) : UN EXEMPLE CONCRET
L’intégration DocuWare – Oracle ne se limite pas à l’archivage. Elle couvre l’intégralité du cycle fournisseurs, sans plafond fonctionnel, et s’adapte à votre organisation (multi-entités, multi-sites, CSP, circuits d’approbation complexes). Dès la réception d’une facture fournisseur (PDF, email, scan papier, portail), DocuWare prend en charge l’ensemble du traitement.
- Capture multicanale des factures fournisseurs
- Extraction intelligente des données clés (fournisseur, montants HT, TVA, TTC, références, IBAN selon politique interne)
- Contrôles de cohérence automatisés (totaux, TVA, doublons, champs obligatoires)
- Préparation des informations d’imputation (comptes, sections analytiques, centres de coûts, projets)
- Détection automatique des anomalies (doublons, montants atypiques, fournisseurs non reconnus, incohérences de TVA) - Fin des saisies manuelles, réduction massive des erreurs et fiabilisation durable des données comptables dans Oracle.
Le processus de validation devient entièrement digital, structuré et traçable :
- Circuits de validation paramétrables (seuils, entités, natures de dépenses, centres de coûts, projets)
- Notifications automatiques aux valideurs (poste de travail ou mobile)
- Gestion des exceptions (litige, demande d’avoir, demande de compléments)
- Génération du Bon à Payer (BAP) avec piste d’audit complète
- Historisation de chaque action pour contrôles internes et audits
DES BÉNÉFICES MESURABLES POUR LA DIRECTION FINANCIÈRE
L’interopérabilité entre Oracle et DocuWare génère des gains concrets et rapidement mesurables :
- Réduction significative du coût de traitement des factures fournisseurs
- Fiabilisation complète des écritures et imputations (comptable + analytique)
- Traçabilité totale des validations, relances, décisions et litiges
- Accélération des clôtures comptables mensuelles et annuelles
- Meilleure visibilité sur les engagements fournisseurs et les délais de paiement
SÉCURITÉ ET PLATEFORME AGRÉE (PA)
La réforme de la facturation électronique obligatoire constitue un enjeu stratégique pour les entreprises équipées d’Oracle, notamment pour sécuriser les flux, la piste d’audit et l’archivage conforme. DocuWare est immatriculé en tant que Plateforme Agréée (PA), garantissant un cadre sécurisé, conforme et pérenne pour la gestion des flux de facturation électronique.
Connecter Oracle à une GED agréée permet de :
- Garantir l’intégrité, l’authenticité et la traçabilité des factures
- Assurer un archivage électronique conforme aux exigences réglementaires
- Préparer la transmission des données vers le Portail Public de Facturation (PPF)
- Sécuriser durablement vos processus face aux évolutions légales actuelles et futures
POURQUOI S’APPUYER SUR NOTRE EXPERTISE ORACLE – DOCUWARE ?
Mettre en œuvre une intégration fiable entre Oracle et une GED ne s’improvise pas.
Cela nécessite une double expertise :
- Une maîtrise des processus Oracle (AP, achats, analytique, référentiels fournisseurs, contrôles internes)
- Une expertise documentaire avancée pour concevoir des workflows sécurisés, performants et conformes
En tant qu’éditeur et intégrateur spécialisé, nous concevons des interfaces Oracle – DocuWare reposant sur des connecteurs éprouvés, une connaissance approfondie des exigences Finance/Achats, et une approche orientée performance opérationnelle, conformité réglementaire et retour sur investissement.