La PME Constructions de l’Erdre plébiscite DocuWare pour la dématérialisation de ses factures, documents de gestion et marchés de sous-traitance, en vue du passage à la facturation électronique obligatoire en 2024.
Les Constructions de l’Erdre est une société familiale spécialisée dans la construction de maisons individuelles « sur-mesure » fondée il y a 36 ans et disposant de 4 agences, toutes basées en Loire-Atlantique. Reconnue pour la qualité et l’innovation de ses constructions, la société travaille avec de nombreux sous-traitants, impliqués dans la réalisation de ses maisons. La multiplicité des prestataires implique une très forte volumétrie de documents papier, incluant des marchés de sous-traitance, des factures d’achats et de ventes, mais également des documents de gestion.
La décision de passer à la dématérialisation a été prise courant d’été 2021 par le Directeur Général de l’entreprise, Mr DAVID Baptiste, qui souhaitait anticiper le passage à la facturation électronique obligatoire en 2024. Le besoin initial portait sur la digitalisation du flux de documents papier, très important dans le secteur de la construction immobilière, et le gain de temps associé dans leur traitement (6 000 factures achats par an, 800 factures ventes par an, 2 300 marchés sous-traitances par an et divers documents de gestion).
L’intégration avec la solution métier Progemi et l’ERP comptable Sage constituaient également un prérequis pour la mise en œuvre du projet.
Après un audit des différents process pour garantir un traitement fiable et rapide des données internes, Inovera a mis en place cette intégration avec succès. Les documents sont ainsi gérés dans Progemi via DocuWare et ensuite transférés dans Sage. L’accompagnement d'Inovera a joué un rôle déterminant dans la réussite du projet : «Inovera a été en mesure de personnaliser DocuWare à nos besoins métier et a su ajuster la solution selon les problématiques que nous avons rencontrées au fil du projet » déclare Patricia Rochedereux.
La migration sur DocuWare a été réalisée en plusieurs étapes : le chantier prioritaire a débuté par le traitement des factures achats et des marchés de sous-traitance, en vue de respecter l’échéance de la facturation électronique obligatoire en 2024. La seconde phase a concerné l’intégration de la signature électronique et le traitement des documents de gestion. Enfin, la dernière phase, prévue pour janvier 2023, aura pour objectif de dématérialiser les factures de ventes. « Après 12 mois d’utilisation, le bilan est tout à fait positif et l’outil est désormais parfaitement maîtrisé. » souligne Patricia Rochedereux. « La solution DocuWare nous fait gagner du temps quotidiennement : fini les impressions papier, les recherches sont rapides. Nous avons également réalisé un gain de place non négligeable, gagné en confort de travail et en sécurité dans le traitement des documents. »
Sans parler des économies de papier qui peuvent être estimées à environ 40 000 feuilles A4 pour une année ! « Nous sommes pleinement satisfaits de la solution DocuWare et d'Inovera, il nous ont accompagné et guidé dans nos changements de process malgré les complexités de notre métier. Après une année d’utilisation, notre bilan est en tout point positif, nous réfléchissons sur d’autres évolutions possibles ». Conclut-elle.
Domaine d'utilisation : Toute l'entreprise
Logiciel intégré : Sage | Progemi
Fonctionnalités : GED, Workflow