Loire-Atlantique développement, Pays-de-Loire recommande la solution DocuWare pour l’archivage électronique et la centralisation des documents de l’agence d’ingénierie publique
« Grâce à DocuWare, nos équipes ont optimisé leur productivité; l’équivalent de 75% de temps gagné dans la recherche des documents. »
Loire Atlantique développement a choisi DocuWare pour l’archivage et la centralisation de ses documents dans un espace numérique unique, utilisé au quotidien par les 140 collaborateurs de l’agence. Agence d’ingénierie publique, Loire-Atlantique développement mobilise ses équipes d’experts et ses savoir-faire, pour conseiller, concevoir et mettre en œuvre des projets d’intérêt général, en faveur du cadre et de la qualité de vie des habitants de tous les territoires du département.
Composée de quatre entités, l’agence déploie depuis 2013 une approche globale, prospective et opérationnelle afin d’accompagner les transitions dans les secteurs du renouvellement urbain, de l’aménagement, de la construction, de l’architecture, de l’urbanisme, de l’environnement, de la biodiversité et du tourisme durable.
En 2020, la direction décide de réorganiser complètement la gestion et l’organisation du fonds documentaire en interne. Ce projet s’inscrit dans une stratégie de développement numérique au sens large. Auparavant, les documents étaient répartis sur différents serveurs de fichiers. Il en résultait une absence de centralisation, de traçabilité et un temps colossal perdu à chercher et à retrouver les documents. Enfin, il appartenait à l’agence de favoriser le travail collaboratif entre ses différents métiers, habitués à fonctionner en silos, et d’organiser la gestion de l’information de façon transversale.
Pour toutes ces raisons, la direction se met donc en quête d’un outil de gestion documentaire (GED) et lance son appel d’offres courant 2020.
La solution DocuWare proposée par Inovera est retenue pour sa transversalité, son agilité et son évolutivité. La capacité d’administration de l’outil, son ouverture sur les solutions métier et ses fonctionnalités de workflow ont fait la différence face aux offres concurrentes. « DocuWare nous est apparue comme la solution la plus pertinente et la plus performante pour répondre à nos besoins, en termes d’agilité, d’évolutivité et d’intégration avec notre ERP métier Progisem. », précise t-il.
Enfin, DocuWare était la seule solution du marché capable de fonctionner aussi bien sur PC que sur MAC ; un prérequis pour l’agence. Mené en pleine pandémie de Covid-19, entre deux confinements, l’accompagnement du partenaire local a été crucial dans la conduite et l’adoption du projet par les équipes en interne.
« Le contexte de la pandémie nous a également fait prendre conscience de l’importance d’accéder aux documents à distance et a accéléré notre décision de mener à bien ce projet de digitalisation. » précise Laurent Guihard.
Enfin, la mise en œuvre d’un projet de GED a également été l’occasion pour le pôle IT d’exploiter la data en interne et de mettre au point des outils de pilotage et d’extraction de l’information. « Nous nous sommes rendu compte de la volumétrie de données non exploitées dans les fichiers et nous avons souhaité y remédier en basculant sur une solution GED », conclut Laurent Guihard.
Le premier chantier de digitalisation a concerné la comptabilité et la commande publique. Après une phase d’accompagnement et de conduite du changement qui s’est étalée sur une année, la GED est aujourd’hui pleinement opérationnelle et déployée auprès des 140 collaborateurs de l’agence. Le périmètre du projet sera prochainement étendu à la dématérialisation des contrats.
Les fonctionnalités poussées de DocuWare telles que l’auto-index sont plébiscitées. Le connecteur Outlook, permettant le transfert automatique des documents depuis l’outil de messagerie électronique est également très apprécié.
« Grâce à DocuWare, nos équipes ont optimisé leur productivité ; l’équivalent de 75% de temps gagné dans la recherche des documents. » conclut-il.
Très satisfaite de l’outil, la direction envisage d’étendre le périmètre à l’automatisation des workflows et à la signature électronique dans un avenir proche.
Domaine d'utilisation : Dématérialisation des factures fournisseurs - Dématérialisation des opérations - Signature électronique des contrats de réservation
Logiciel intégré : Progisem
Fonctionnalités : GED, Workflow, Signature Electronique