Facturation électronique et marchés publics : focus sur « Chorus pro »

Depuis le 1 er janvier 2020, la facturation électronique est obligatoire dans le cadre des marchés public. Les entreprises qui comptent parmi leurs clients des collectivités locales, des établissements publics, etc., doivent donc dématérialiser leurs factures et les transmettre à la personne publique concernée par l’intermédiaire de la plateforme « Chorus pro ».

Comment fonctionne cette plateforme ?

Une spécificité. Bien que la mise en œuvre de la facturation électronique dans les relations entre professionnels (B2B) ne sera pleinement effective qu’à compter du 1er janvier 2026, elle est d’ores et déjà obligatoire lorsqu’il est question de marchés publics.

Un rappel. Pour mémoire, les marchés publics sont des contrats conclus à titre onéreux par un ou plusieurs acheteurs publics avec un ou plusieurs opérateurs économiques publics ou privés, afin de répondre à leurs besoins, notamment en matière de travaux de fournitures ou de services. Dans ce cadre, s’instaure un rapport d’affaires dit « B2G ».

Une obligation depuis 2020. Le déploiement de la facturation électronique dans les rapports d’affaires B2G s’est opéré progressivement, entre le 1er janvier 2017 et le 1er janvier 2020.

Chorus pro. Pour permettre aux entreprises de répondre à cette obligation de dématérialisation des factures, l’Agence pour l’informatique financière de l’Etat (AIFE) a créé et mis en ligne la plateforme Web « Chorus pro ».

Dématérialisation = gain ? La facturation électronique, et donc l’utilisation de la plateforme Web Chorus pro, permet aux entreprises :

• de gagner en productivité, en sécurité, et d’optimiser leurs coûts, dès lors que les délais de traitement et de suivi des factures diminuent ;
• d’améliorer leur trésorerie ;
• de diminuer leur empreinte carbone.

Comment y accéder ? La plateforme Chorus pro est accessible gratuitement sur Internet, par l’intermédiaire d’un navigateur « classique » (IE, Chrome, Firefox, Safari), 24h/24, 7 jours sur 7, à partir de n’importe quel appareil équipé de l’un des systèmes d’exploitation suivants :

• Mac OS (X 10.3 et supérieur) ;
• Windows 8 et supérieur ;
• Linux ;
• Android.

III. Chorus pro : le fonctionnement

Une inscription. Pour accéder à la plateforme, l’entreprise doit s’inscrire. Pour cela, la personne chargée du traitement des factures (dirigeant, comptable, assistant de gestion, etc.) devra commencer par fournir son adresse mail et le numéro de SIRET de l’entreprise. Elle devra ensuite compléter une rubrique contenant ses informations personnelles (nom, prénom, etc.) et celles de l’entreprise.

Un gestionnaire principal. La personne qui va créer le compte de l’entreprise sur la plateforme va devenir le « gestionnaire principal de la structure ». Il lui appartiendra donc, le cas échéant, d’assurer la mise à jour des informations transmises, d’émettre et de suivre les factures ou d’autoriser d’autres utilisateurs à réaliser ces missions.

Des fonctionnalités. Vous l’aurez compris, Chorus Pro permet aux entreprises :

• de déposer ou de saisir en ligne une facture ;
• de suivre le traitement de leurs factures ;
• de transmettre les pièces et justificatifs qui seraient nécessaires au traitement de ces factures.

Un annuaire. Avant toute chose, l’entreprise qui souhaite déposer ou saisir une facture sur la plateforme a tout intérêt à consulter « l’annuaire des structures publiques ». Cet annuaire reprend, en principe, l’ensemble des données de facturation des personnes publiques (le SIRET, le code service, le numéro d’engagement, etc.) qui sont nécessaires à la transmission des factures.

Une transmission. Ensuite, les entreprises peuvent transmettre leurs factures via l'un des 3 modes suivants :

• un mode « flux », aussi appelé mode « EDI » correspondant à une transmission automatisée de manière univoque entre le système d'information de l’entreprise ou de son tiers de télétransmission et Chorus Pro ; ce mode est généralement à privilégier lorsque l’entreprise traite un important volume de factures à destination des personnes publiques ;
• un mode « portail », nécessitant de la part de l’entreprise :
• soit la saisie manuelle des éléments de facturation ;
• soit le dépôt de sa facture dématérialisée au format PDF en vue de sa conversion en format structuré par la plateforme et de sa transmission au client ;
• un mode « service », aussi appelé mode « API »nécessitant de la part de l’entreprise l'intégration dans son système d'information des fonctionnalités mises à disposition par Chorus Pro.

Un choix « personnel ». Le choix d’un mode de raccordement par l’entreprise qui émet la facture ne lie pas le destinataire de celle-ci : il reste libre de choisir le mode d’accès à la plateforme qui lui est le plus adapté à sa situation (portail, mode « service » ou mode « flux »).

Des mentions obligatoires. L’acceptation des factures électroniques émises à l’encontre de l’Etat, des collectivités, des établissements publics, etc. supposera qu’elles comportent les mentions obligatoires suivantes :

• la date d'émission de la facture ;
• la désignation de l'émetteur et du destinataire de la facture ;
• le numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue établie par l'émetteur de la facture, la numérotation pouvant être établie dans ces conditions sur une ou plusieurs séries ;
• en cas de contrat exécuté au moyen de bons de commande, le numéro du bon de commande ou, dans les autres cas, le numéro de l'engagement généré par le système d'information financière et comptable de l'entité publique ;
• le code d'identification du service en charge du paiement ;
• la date de livraison des fournitures ou d'exécution des services ou des travaux ;
• la quantité et la dénomination précise des produits livrés, des prestations et travaux réalisés ;
• le prix unitaire hors taxes des produits livrés, des prestations et travaux réalisés ou, lorsqu'il y a lieu, leur prix forfaitaire ;
• le montant total hors taxes et le montant de la taxe à payer, ainsi que la répartition de ces montants par taux de taxe sur la valeur ajoutée, ou, le cas échéant, le bénéfice d'une exonération ;
• le cas échéant, les modalités particulières de règlement ;
• le cas échéant, les renseignements relatifs aux déductions ou versements complémentaires ;
• les numéros d'identité de l'émetteur et du destinataire de la facture ou, à défaut, pour les émetteurs ne disposant pas de ce numéro, l'identifiant qui leur a été attribué.

Un suivi. Une fois sa facture transmise, l’entreprise peut suivre l’évolution de son traitement via son espace personnel sur Chorus pro, de son acheminement jusqu’à la mise en paiement par le comptable public. 

Une application mobile. Il existe également une application mobile, disponible sur Android et IOS, appellée « Chorus Pro – Mobile » qui peut être téléchargée gratuitement, et qui permet de suivre de n’importe où l’état d’avancement du traitement des factures émises.

En conclusion 

La facturation électronique, obligatoire depuis le 1^er janvier 2020 dans le cadre des marchés publics, impose de recourir à une seule et unique plateforme Web publique : « Chorus pro ».

Sources : 

Articles L 2192-1 et suivants du Code de la commande publique
communauté.chorus-pro.gouv.fr