Au sujet des factures électroniques, qu'en est il des différentes obligations dont sont tenues les entreprises. De quelles façons doit- elle être conservée et sous quel format ? Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de la réglementation ?
Factures électronique : délai et modalités de conservation
6 ans
Toujours dans le cadre de la réglementation fiscale, les factures transmises par voie électronique doivent être conservées pendant une durée de 6 ans au total :
- 3 ans sur support informatique ;
- 3 ans sur tout support au choix de l’entreprise.
Une conservation à l’identique
Durant la 1ère période de conservation de 3 ans, les factures électroniques doivent être conservées dans leur format informatique original.
Quel format ?
Actuellement, il existe plusieurs formats de facturation électronique :
- les formats structurés (par exemple de type XML, respectant la norme EDI) ; ces formats codifient les données dans une syntaxe permettant de les organiser dans des bases de données, de les extraire et de les exploiter grâce à des logiciels informatiques ;
- les formats non structurés natifs comme les formats PDF, qui ne permettent qu’un traitement manuel pour l’extraction et l’exploitation des données utiles, nécessitant parfois l’intervention de l’œil humain,
- les formats mixtes, qui sont des factures images ayant intégré un fichier structuré, de type PDF/XML ou factur-X.
Les entreprises sont libres, dans le cadre de la gestion de leur activité, de modifier le format informatique de leurs factures (par exemple en les convertissant en PDF) si, en parallèle, elle les conserve sous leur format original.
Une réforme
Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, les entreprises transmettront leurs factures à leurs clients professionnels par l’intermédiaire soit d’une plateforme de dématérialisation partenaire, soit du portail public de facturation.
Pour s’assurer que les données transmises à l’administration fiscale dans le cadre de cette facturation électronique soient exploitables, les échanges entre les entreprises et les plateformes partenaires, entre les entreprises et le portail public, et entre les plateformes partenaires et le portail public seront normés. A ce titre, il est prévu que le portail public de facturation respecte la norme EN16931.
Quel format ? Pendant une phase transitoire, les formats non-structurés de type image PDF seront acceptés, à la condition qu’ils permettent l’extraction des données de facturation devant être transmises à l’administration fiscale. Cette tolérance sera temporaire : à terme, les formats structurés ou mixtes (UBL, CII, Factur-X) seront les seuls à pouvoir être acceptés, et ce afin de permettre une exploitation automatisée des données.
Pour le moment, il est prévu la mise en place, au niveau de la plateforme publique (voire des plateformes privées), d’une fonctionnalité permettant aux entreprises qui ne disposent pas de logiciel de facturation de saisir leurs factures manuellement (mode « portail »), ainsi que d’un service permettant de convertir une facture déposée au format PDF natif en facture au format structuré.
En revanche, les plateformes partenaires devront, dès le départ, transmettre les factures à la plateforme publique en respectant un format unique, afin de garantir les échanges et la communication sans limite d’aucune sorte (on parle « d’interopérabilité »). Ce format devra répondre aux 2 caractéristiques suivantes :
- être suffisamment complet et évolutif pour intégrer l’ensemble des données requises ;
- être conforme aux normes européennes, afin notamment de favoriser l’extension de la facturation électronique au sein de l’UE.
Un impact sur la conservation des factures ?
Pour le moment, la réforme de la facturation électronique ne vient pas modifier les règles applicables en matière de conservation des factures. Elles devront toujours être conservées par l’émetteur et le client pendant 6 ans, dans des conditions permettant de garantir :
- -l’authenticité de l’origine
- -l’intégrité du contenu
- -la lisibilité du contenu
Le point sur les sanctions
Des sanctions
En cas de manquement aux règles encadrant la durée et les modalités de conservation des factures, plusieurs sanctions peuvent s’appliquer.
TVA
Le défaut de conservation des factures dans leur format original peut entraîner la remise en cause des déductions opérées en matière de TVA.
Une amende administrative
De même, tout manquement aux règles encadrant la durée et les modalités de conservation des factures peut être sanctionné par une amende administrative d’un montant maximal de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Notez qu’en cas de réitération du manquement dans un délai de 2 ans à compter de la date à laquelle la 1ère sanction est devenue définitive, le montant maximal de l’amende est porté à 150 000 € pour une personne physique et à 750 000 € pour une personne morale.
Des amendes fiscales
Pour finir, notez qu’au-delà de ces sanctions, de nombreuses sanctions fiscales peuvent s'appliquer en cas d'infraction aux règles de facturation. A titre d’exemple, il est prévu :
- une amende égale à 50 % du montant de la facture, le fait de délivrer une facture qui ne correspond pas à une livraison de bien ou à une prestation de service réelle ;
- une amende égale à 50 % des sommes versées ou reçues, le fait de travestir ou de dissimuler l’identité ou l’adresse de ses fournisseurs ou de ses clients ;
- etc.
En conclusion
Dans le cadre de la gestion de votre entreprise, vous avez l’obligation de conserver les factures émises ou reçues pendant au moins 6 ans selon des modalités qui diffèrent en fonction du format originel de votre facture.
Sources :
- - Articles L 102 B et suivants du Livre des procédures fiscales (obligation et délais de conservation des documents)
- - Article A 102 B-2 du Livre des procédures fiscales (numérisation des factures papiers)
- - Article 289 du CGI (obligations relatives aux factures en matière de TVA)
- -Article 1737 du CGI (amendes fiscales)
- -Article L123-22 du code de commerce (délai de conservation des documents comptables)
- -Guide des spécifications externes
- -FAQ mise en ligne par l’administration fiscale
