NEOPOST & DOCUWARE - LA COMBINAISON GAGNANTE !

Découvrez comment NEOPOST est optimisé par la solution DOCUWARE ! 

NEOPOST – DOCUWARE : AUTOMATISER LA COMPTABILITÉ FOURNISSEUR ET LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE

Saisir manuellement des factures fournisseurs dans Neopost ne devrait plus être une réalité en 2025.

Entre la multiplication des canaux de réception (courrier papier, emails, PDF, portails fournisseurs), les ressaisies comptables chronophages, les erreurs de montants, les circuits de validation informels et la pression réglementaire liée à la facturation électronique obligatoire, la gestion des factures fournisseurs est devenue un point de friction majeur pour les entreprises équipées de solutions Neopost.                                                                                                                                                                                                                                              En 2025, l’enjeu ne se limite plus à la simple numérisation du courrier entrant : il s’agit de structurer, fiabiliser et automatiser la circulation de la donnée comptable, depuis la réception des factures jusqu’à leur intégration dans les processus financiers, tout en garantissant conformité, traçabilité et sécurité. En associant les capacités de gestion des flux documentaires Neopost à l’intelligence documentaire de DocuWare, vous automatisez la dématérialisation des factures fournisseurs, éliminez les ressaisies manuelles, réduisez les délais de traitement et sécurisez l’ensemble du cycle fournisseur, de la réception de la facture jusqu’à son paiement.

SÉCURISEZ VOTRE COMPTABILITÉ ET ANTICIPEZ LA RÉFORME 2026 AVEC L’INTERFACE NEOPOST – DOCUWARE

Une intégration entre une solution de gestion documentaire et une GED ne doit jamais se limiter à un simple stockage de documents ou à une indexation basique.                                 

Lorsqu’elle est mal conçue, elle génère rapidement des dysfonctionnements :

- Doubles saisies persistantes
- Données comptables incohérentes
- Validations hors système comptable
- Manque de visibilité lors des contrôles
- Risques accrus en cas d’audit ou de contrôle fiscal

À l’inverse, une interface Neopost – DocuWare correctement pensée devient un véritable levier de performance pour la gestion financière des entreprises.                                            L’intégration permet d’inscrire la dématérialisation des factures fournisseurs directement dans les processus financiers existants, tout en respectant les principes fondamentaux de contrôle interne, de séparation des tâches, de traçabilité et de conformité réglementaire

CENTRALISATION DOCUMENTAIRE ET ACCÈS DIRECT AUX FACTURES FOURNISSEURS

Même dans les organisations déjà équipées de solutions Neopost, la dispersion documentaire reste l’un des principaux freins à l’efficacité comptable.

Grâce à la connexion entre Neopost et DocuWare, l’ensemble des documents comptables et financiers est centralisé dans une GED unique :

- Factures fournisseurs
- Bons de commande
- Contrats fournisseurs
- Avoirs
- Justificatifs comptables et pièces annexes

Ces documents sont accessibles depuis un point central, avec un lien direct entre les données documentaires et les informations comptables.

Résultat :

➡️ Suppression des allers-retours entre outils et applications

➡️ Accès immédiat aux pièces justificatives

➡️ Vision complète et contextualisée de chaque facture

➡️ Décisions plus rapides, plus fiables et parfaitement documentées

AUTOMATISATION DU CYCLE ACHATS (PROCURE-TO-PAY) : UN EXEMPLE CONCRET

L’intégration DocuWare – Neopost ne se limite pas à l’archivage documentaire. Elle couvre l’intégralité du cycle fournisseurs, sans plafond fonctionnel, et s’adapte à l’organisation financière de chaque entreprise. Dès la réception d’une facture fournisseur (courrier numérisé, PDF email, scan papier, portail fournisseur), DocuWare prend en charge l’ensemble du traitement.

Capture intelligente et LAD (Lecture Automatique de Documents)

- Capture multicanale des factures fournisseurs
- Extraction intelligente des données clés (fournisseur, montants HT, TVA, TTC, références)
- Contrôles de cohérence automatisés
- Préparation des données comptables pour intégration
- Détection automatique des doublons et anomalies                                                                                                                                                                                                                                  - Fin des saisies manuelles, réduction massive des erreurs et fiabilisation durable des données comptables.

Workflow de validation et Bon à Payer (BAP)

Le processus de validation devient entièrement digital, structuré et traçable :

- Circuits de validation paramétrables selon vos règles internes
- Notifications automatiques aux valideurs (poste de travail ou mobile)
- Génération du Bon à Payer (BAP)
- Synchronisation des données validées avec les outils comptables
- Historisation complète de chaque action pour les audits et contrôles internes

DES BÉNÉFICES MESURABLES POUR LA DIRECTION FINANCIÈRE

L’interopérabilité entre Neopost et DocuWare génère des gains concrets et rapidement mesurables :

- Réduction significative du coût de traitement des factures fournisseurs
- Fiabilisation complète des données comptables
- Traçabilité totale des validations et décisions
- Accélération des clôtures comptables mensuelles et annuelles
- Meilleure visibilité sur les engagements fournisseurs et les délais de paiement

SÉCURITÉ ET PLATEFORME AGRÉE (PA)

La réforme de la facturation électronique obligatoire constitue un enjeu stratégique pour les entreprises utilisant des solutions Neopost pour la gestion de leurs flux documentaires.      DocuWare est immatriculé en tant que Plateforme Agréée (PA), garantissant un cadre sécurisé, conforme et pérenne pour la gestion des flux de facturation électronique.

Connecter Neopost à une GED agréée permet de :

- Garantir l’intégrité, l’authenticité et la traçabilité des factures
- Assurer un archivage électronique conforme aux exigences réglementaires
- Préparer la transmission des données vers le Portail Public de Facturation (PPF)
- Sécuriser durablement les processus face aux évolions légales actuelles et futures

POURQUOI S’APPUYER SUR NOTRE EXPERTISE NEOPOST – DOCUWARE ?

Mettre en œuvre une intégration fiable entre Neopost et une GED ne s’improvise pas.

Cela nécessite une double expertise :

- Une maîtrise approfondie des solutions Neopost et des flux documentaires
- Une expertise documentaire avancée pour concevoir des workflows sécurisés, performants et conformes

En tant qu’éditeur et intégrateur spécialisé, nous concevons des interfaces Neopost – DocuWare reposant sur des connecteurs certifiés, une parfaite connaissance des enjeux financiers et une approche orientée performance opérationnelle, conformité réglementaire et retour sur investissement.

FAQ – VOS QUESTIONS SUR LA CONNEXION ERP NEOPOST & GED DOCUWARE