Le 19 mai 2017, l'AFNOR a publié sa nouvelle norme NF Z42-026. Venant définir et spécifier les prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations, cette nouvelle norme complète de façon logique la norme NF Z42-013.
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Que vient arrêter cette norme de numérisation des documents ?
La norme AFNOR NF Z42-026 vient évaluer la chaîne de numérisation et précise les différentes exigences aussi bien techniques que fonctionnelles dans la création d'un document numérisé fidèle. Elle précise par exemple : la résolution DPI, la colorimétrie, la profondeur de codage (en bits) ...
Cette nouvelle norme vient compléter la norme NF Z 42-013 qui s'attachait quant à elle aux mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l'enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques.
Les deux normes se complètent :
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- La première s'attachait principalement à définir les spécifications d'un système d'archivage électronique de documents non issus de la numérisation papier (et la possibilité d'en produire des copies physiques fiables).
- La nouvelle norme vient quant à elle tracer les contours techniques d'une numérisation de documents papiers existants dans le but d'en créer une copie digitale fiable.
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Quelles sont les limites de cette nouvelle norme ?
La norme NF Z42-026 ne fixe pas de conditions concernant la préservation de l'intégrité des copies générées ainsi que sur leur durée de rétention. Sur ces points elle renvoie aux normes déjà existantes sur le coffre-fort numérique ou le SAE.
Autre limite de cette nouvelle norme, elle ne statue pas sur les factures, pour lesquelles elle se réfère à l'arrêté du 22 mars 2017 (article 1379 du code civil) qui fixe les modalités de leur numérisation. Bien que le texte de loi ne s'oppose pas à l'utilisation des normes énoncées, les factures doivent être numérisées au format PDF ou PDF A/3 et comporter une empreinte d'intégrité générée grâce à un certificat RGS.
Quel avenir pour la gestion des documents en entreprise ?
Ces nouvelles normes viennent continuer d'alimenter la discussion autour de la transition numérique des entreprises. De nouvelles évolutions juridiques devront probablement suivre dans les mois ou années à venir, venant modifier le statut des documents originaux.
Ces évolutions légales, couplées à un processus de numérisation fidèle permis grâce à la norme NF Z 42-026 et à un système d'archivage électronique soumis à la norme NF Z 42-013, permettront à l'avenir d'éliminer définitivement les originaux papier.
CE QU'IL FAUT RETENIR
La dématérialisation reste un enjeu actuel crucial pour les entreprises souhaitant améliorer leur productivité et l'accès à l'information tout en s'inscrivant dans une démarche de développement durable.
C'est pourquoi les récentes normes AFNOR cherchent à délimiter et à définir le cadre qualitatif de la mise en place des nouvelles techniques de gestion électronique des documents.
Ces normes, ainsi que les récents articles de lois viennent arrêter un nouvel horizon pour les entreprises. Résolument dématérialisé, l'avenir est dorénavant au digital. Confirmant pour rappel le rapport de McKinsey de 2014, estimant à près de 40% la hausse des résultats des entreprises mettant en place un processus de dématérialisation efficace.
