Découvrez les 5 principaux avantages de la mise en place d'une solution de Gestion Électronique des Documents : réduction des coûts, amélioration du service client, optimisation de la communication interne, sécurisation des informations et valeur écologique.
-
En pleine transformation numérique, de très nombreuses entreprises font le choix de mettre en place des outils de Gestion Électronique de Documents (GED). Ces pierres angulaires de la dématérialisation permettent aux structures une meilleure conduite de leur administration générale. Ces nouveaux process continuent jour après jour à prouver leur efficacité : 46% de raccourcissement du cycle de traitement des documents et 91% de réduction des coûts. Vous hésitez à mettre en place une solution de GED ? Découvrez-en ici les 5 principaux avantages.
1/ REDUCTION DES COUTS
La mise en place d'une solution de Gestion Électronique des Documents permet une réduction des coûts logistiques inhérents au traitement traditionnel de l'information : consommation d'encre et de papier, volume utile de l'archivage physique... Elle permet par ailleurs de réduire le temps de traitement des documents et ainsi d'augmenter le temps de productivité de vos collaborateurs. Aujourd'hui 19,5% des pertes de productivité sont dues aux problématiques de documents : la GED vous permet de tirer à nouveau profit de ces pertes.
2/ AMELIORATION DU SERVICE CLIENT
La Gestion Électronique des Documents vous permet d'offrir à vos clients un accès aux documents les concernant. Ils ont ainsi la possibilité de consulter les informations qui leurs sont utiles à tout moment et partout. Mieux, ils peuvent remplir les formulaires en ligne, tout comme télécharger les pièces justificatives nécessaires. L'information circule mieux entre votre entreprise et les clients, et les processus se voient raccourcis, vous offrant une meilleure transparence et une plus grande réactivité.
3/ OPTIMISATION DE LA COMMUNICATION INTERNE
Une solution de Gestion Electronique des Documents vous permet d'offrir à vos collaborateurs un accès personnalisé aux informations. Gérez les droits d'accès, de modification... Chacun a ainsi accès aux bons documents, partout, et à tout moment. La communication interne est ainsi facilitée, réduisant le flux d'information imprimée en plusieurs versions distinctes au sein des différents services de l'entreprise, chacun travaille sur les mêmes documents et les garde en permanence à portée de main.
4/ SECURISATION DES INFORMATIONS
Grâce à la GED, mettez un terme aux risques de perte ou de détérioration des documents. Tout reste en ligne et accessible. Vous avez dorénavant l'assurance d'un document mis à jour par tous les collaborateurs de façon simultanée. Une fois le cycle de vie du document terminé, il est possible de l'archiver au sein d'un Système d'Archivage Électronique (SAE) afin de pouvoir le protéger des modifications tout en y gardant un accès simple et rapide. Aucun document n'est perdu.
5/ VALEUR ECOLOGIQUE
La Gestion Électronique de Documents est une grande avancée vers le zéro papier, enjeu important pour les entreprises aujourd'hui. Il est bon de rappeler que chaque année en France 2 500 feuilles de papier sont utilisées en moyenne par employé. Le choix de la GED est donc cohérent avec une stratégie d'entreprise plus verte, soignant son image de marque et l'impact de sa consommation sur l'environnement.
La Gestion Électronique des Documents est en plein essor et offre de nombreux avantages aux entreprises qui choisissent de la mettre en place. Réduction des coûts, du temps de traitement de l'information, simplification des échanges internes et externes... Bien orchestrée, elle s'avère être un véritable atout pour toute entreprise. Vous êtes intéressés par sa mise en place ? N'hésitez pas à nous contacter pour prendre rendez-vous avec nos équipes.
