Factures papier : délai et modalités de conservation

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Parmi les différentes obligations auxquelles sont tenues les entreprises, il en est une qui tient à la conservation des factures qu’elles émettent. Pendant combien de temps faut-il les conserver ? Sous quel format ? A quoi s’expose l’entreprise si elle ne respecte pas ses obligations ?

 

Factures papier : délai et modalités de conservation

6 ans 

Dans le cadre de la réglementation fiscale, les factures émises ou reçues par l’entreprise doivent être conservées pendant un délai de 6 ans à compter de la date à laquelle elles ont été établies. Pour autant, il peut être opportun de les conserver au moins 10 ans, au même titre que les autres documents comptables.

 

Quel format ? 

Les factures initialement émises ou reçues sous format papier peuvent être conservées sur support papier ou sur support électronique, après numérisation.

 

Des conditions strictes 

La numérisation de factures papier en vue d’une conservation sur support électronique doit être réalisée dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Plus simplement, cette numérisation doit aboutir à une copie conforme à l’original. Ainsi :

  • en cas de mise en place d’un code couleur, les couleurs doivent être reproduites à l’identique ;
  • la compression de fichier, lorsqu’elle est utilisée, doit s’opérer sans perte ;
  • les documents numérisés doivent être conservés sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) et être assortis :
      • d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité de niveau 1 étoile ;
      • ou d’une empreinte numérique ;
      • ou d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité de niveau 1 étoile ;
      • ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL) ;
  • chaque fichier doit être horodaté, au moyen d’une source d’horodatage interne.


Une tolérance 

Si les couleurs ne sont pas porteuses de sens, il est possible de ne pas respecter le code couleur au moment de la numérisation.

Exemple :

Le logo de l’entreprise qui émet la facture et qui est en couleurs peut être numérisé en noir et blanc. En revanche, si certaines mentions de la facture, telles que des chiffres ou des indications, sont en couleurs parce que leur caractère positif ou négatif dépend de la couleur choisie, les couleurs sont porteuses de sens et doivent être reproduites à l’identique lors de la numérisation.

 

Des contrôles

Les opérations d’archivage numérique doivent être décrites, présentées et expliquées selon des process internes, souvent propres à chaque entreprise. De même, elles doivent faire l’objet de contrôles internes, afin d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures pendant toute la période de conservation.

 

Attention

 La pièce justificative pour la déduction de la TVA est, en principe, la facture d’origine, c’est-à-dire celle émise et transmise dans son format initial. Pour autant, l’archivage numérique d’une facture papier peut servir de pièce justificative valable pour la déduction de la TVA dès lors que les modalités de numérisation permettant d’aboutir à une copie conforme à l’original sont respectées.

 

Une réforme

D’ici le 1er janvier 2026, l’ensemble des entreprises devront impérativement émettre leurs factures par voie électronique pour les opérations « domestiques » réalisées entre assujettis à la TVA (B2B). La question de la conservation et de la numérisation des factures papier devrait donc, à terme, devenir marginale.

 

delai et modalité des factures papier

 

Le point sur les sanctions

Des sanctions 

En cas de manquement aux règles encadrant la durée et les modalités de conservation des factures, plusieurs sanctions peuvent s’appliquer.

TVA 

Le défaut de conservation des factures dans leur format original peut entraîner la remise en cause des déductions opérées en matière de TVA.

Une amende administrative 

De même, tout manquement aux règles encadrant la durée et les modalités de conservation des factures peut être sanctionné par une amende administrative d’un montant maximal de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Notez qu’en cas de réitération du manquement dans un délai de 2 ans à compter de la date à laquelle la 1ère sanction est devenue définitive, le montant maximal de l’amende est porté à 150 000 € pour une personne physique et à 750 000 € pour une personne morale.

Des amendes fiscales

Pour finir, notez qu’au-delà de ces sanctions, de nombreuses sanctions fiscales peuvent s'appliquer en cas d'infraction aux règles de facturation. A titre d’exemple, il est prévu :

  • une amende égale à 50 % du montant de la facture, le fait de délivrer une facture qui ne correspond pas à une livraison de bien ou à une prestation de service réelle ;
  • une amende égale à 50 % des sommes versées ou reçues, le fait de travestir ou de dissimuler l’identité ou l’adresse de ses fournisseurs ou de ses clients ;
  • etc.



En conclusion

Dans le cadre de la gestion de votre entreprise, vous avez l’obligation de conserver les factures émises ou reçues pendant au moins 6 ans selon des modalités qui diffèrent en fonction du format originel de votre facture.

 

Sources :