La GED (Gestion Electronique de documents) est un système qui s'apparente à une base de données intelligente et agile qui permet de faire communiquer les différents acteurs ensemble et de faciliter leur travail, pour avancer plus vite.
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La transformation digitale liée à la GED permet de faire de la dématérialisation de documents un acteur majeur d'une nouvelle ère numérique, avec la signature électronique, qui laisse place à de nouveaux champs d'activités et de nouvelles interfaces. La GED permet un traitement des données de plus en plus intelligent et dynamique, via des portails et des Intranets, mais aussi par le biais de solutions d'agrégations comme des interfaces web personnalisées. Cependant il n'est pas encore possible de créer une interface propre à chaque client, mais cela ne devrait pas tarder. Mais à côté de cela la convergence des données est d'une efficacité remarquable.
L'innovation des systèmes a permis de créer au sein de la GED une nouvelle analyse portée par des moteurs de recherche et ainsi améliorer l'agilité. Il est alors possible de faire remonter des données pour obtenir des informations sur les documents les plus recherchés par les collaborateurs à un moment et un contexte précis.
DES LOIS, ET DES NORMES
De nombreuses législations et normes complètent l'accélération des projets de dématérialisation sur le marché de l'archivage électronique dans différents secteurs d'activité. Grâce au décret n°2016-1673 il est maintenant possible d'affirmer qu'une copie numérique est fiable. Ce décret vient compléter les normes NF Z 42-013 ou ISO 14-641 qui apportent des garanties pour faciliter le déploiement de la dématérialisation. De plus, pour compléter ce décret et normes beaucoup de cadres légaux se mettent en place en Europe autour de la dématérialisation et des procédés électroniques. Avec le règlement eIDAS notamment, tous les pays de l'Union Européenne tendent vers cette homogénéisation juridique.
LE CYCLE DE VIE D'UN DOCUMENT PAPIER
Grâce à la transformation numérique, la dématérialisation et la GED, une nouvelle phase s'est créée et permet désormais non pas de gérer un stock de documents papier, mais bien de capturer, de stocker, de reconnaître et de sécuriser des informations, des données, et des documents qui viennent de sources multiples et avec de multiples formats. La destruction d'originaux papier après numérisation que ce soit dans le secteur public ou privé va alors permettre de passer le cap du « zéro papier », et de créer une réelle révolution pour les utilisateurs qui se trouvent désormais dans une expérience 100% digitale.
DES CHIFFRES ET DU PAPIER
Selon l'AIIM, l'Association Américaine du Management de l'Information, pour une entreprise le coût d'un document perdu qu'il faut remplacer est de 200€, et de 110 s'il est mal classé. Les salariés passent en moyenne 50% du temps sur un document à chercher une information relative à son cœur de métier. Mais le plus impressionnant est qu'un document est photocopié, en moyenne, 19 fois dans une entreprise. Ces chiffres sont là car seulement 36% des entreprises ont formalisé une stratégie de transformation numérique en France, alors que 57 % d'entre elles identifient le numérique comme un axe stratégique à moyen terme.
Il est temps que cela change, les solutions d'INOVERA sont là pour permettre une transformation digitale de qualité pour toutes entreprises et tous secteurs d'activités.
