HUBSPOT & DOCUWARE - LA COMBINAISON GAGNANTE !

Découvrez comment HUBSPOT est optimisé par la solution DOCUWARE ! 

HUBSPOT – DOCUWARE : STRUCTURER LES DOCUMENTS COMMERCIAUX ET SÉCURISER LES PROCESSUS DE FACTURATION ÉLECTRONIQUE

Saisir, classer et retrouver manuellement des documents commerciaux (devis, bons de commande, contrats, factures) dans HubSpot ne devrait plus être une réalité en 2025.

Entre la multiplication des échanges clients, la gestion éclatée des pièces commerciales, les validations informelles, les risques d’erreurs de version et la pression réglementaire liée à la facturation électronique obligatoire, la gestion documentaire devient un point de friction majeur pour les équipes commerciales, financières et administratives utilisant HubSpot.    En 2025, l’enjeu ne se limite plus à piloter la relation client : il s’agit de structurer, fiabiliser et automatiser la circulation des documents commerciaux et financiers, tout en garantissant conformité réglementaire, traçabilité et sécurité, en lien direct avec les données CRM HubSpot. En associant la puissance CRM de HubSpot à l’intelligence documentaire de DocuWare, vous centralisez les documents liés au cycle client, automatisez les validations, réduisez les risques opérationnels et sécurisez l’ensemble des processus, de la gestion des opportunités jusqu’à la facturation électronique.

SÉCURISEZ VOS PROCESSUS ET ANTICIPEZ LA RÉFORME 2026 AVEC L’INTERFACE HUBSPOT – DOCUWARE

Une intégration entre un CRM comme HubSpot et une GED ne doit jamais se limiter à un simple espace de stockage ou à des pièces jointes dispersées.

Lorsqu’elle est mal conçue, elle génère rapidement des dysfonctionnements :

- Documents commerciaux éparpillés dans les emails
- Absence de version unique et fiable
- Validations réalisées hors des outils métier
- Manque de traçabilité lors des contrôles internes
- Risques juridiques et réglementaires accrus

À l’inverse, une interface HubSpot – DocuWare correctement pensée devient un véritable levier de structuration et de sécurisation des processus commerciaux et financiers.      L’intégration permet de relier les documents directement aux objets CRM HubSpot (contacts, entreprises, opportunités, transactions), tout en respectant les principes de contrôle interne, de traçabilité, d’auditabilité et de conformité réglementaire.

CENTRALISATION DOCUMENTAIRE ET ACCÈS DIRECT DEPUIS HUBSPOT

Dans les environnements HubSpot, la dispersion documentaire est l’un des principaux freins à la fiabilité des processus commerciaux et à la continuité entre ventes et finance.

Grâce à la connexion entre HubSpot et DocuWare, l’ensemble des documents liés au cycle client est centralisé dans une GED unique :

- Devis et propositions commerciales
- Bons de commande clients
- Contrats et avenants
- Factures et avoirs
- Justificatifs et pièces contractuelles

Ces documents sont accessibles directement depuis HubSpot, au plus près des fiches clients, opportunités et transactions.

Résultat :
➡️ Suppression des recherches manuelles et des doublons
➡️ Accès immédiat aux documents depuis le CRM
➡️ Vision complète et contextualisée du cycle client
➡️ Décisions plus rapides, mieux documentées et sécurisées

AUTOMATISATION DES PROCESSUS CLIENT (QUOTE-TO-CASH) : UN EXEMPLE CONCRET

L’intégration DocuWare – HubSpot ne se limite pas à l’archivage. Elle accompagne l’ensemble du cycle client, de l’avant-vente jusqu’à la facturation et à l’archivage réglementaire.    Dès la génération ou la réception d’un document (devis, contrat signé, facture), DocuWare prend en charge son traitement.

Capture intelligente et gestion documentaire

- Centralisation automatique des documents issus de HubSpot
- Indexation intelligente basée sur les données CRM (client, opportunité, montant)
- Gestion des versions et des statuts documentaires
- Contrôles de cohérence entre documents commerciaux et données CRM
- Sécurisation des documents sensibles                                                                                                                                                                                                                                                      - Fin des documents isolés, meilleure fiabilité des informations commerciales et financières.

Workflow de validation et sécurisation des engagements

Les processus de validation deviennent digitaux et traçables :

- Circuits de validation paramétrables (commercial, direction, finance)
- Notifications automatiques aux valideurs
- Gestion des signatures et des engagements contractuels
- Historisation complète des actions pour les audits et contrôles

DES BÉNÉFICES MESURABLES POUR LES ÉQUIPES COMMERCIALES ET FINANCIÈRES

L’interopérabilité entre HubSpot et DocuWare génère des bénéfices concrets :

- Fiabilisation des documents commerciaux et contractuels
- Traçabilité complète des échanges et validations
- Réduction des risques juridiques et financiers
- Meilleure coordination entre ventes, finance et administration
- Gain de temps significatif dans la gestion documentaire

SÉCURITÉ ET PLATEFORME AGRÉE (PA)

La réforme de la facturation électronique obligatoire concerne également les organisations pilotant leur relation client via un CRM comme HubSpot.                                                      DocuWare est immatriculé en tant que Plateforme Agréée (PA), garantissant un cadre sécurisé, conforme et pérenne pour la gestion des flux de facturation électronique.

Connecter HubSpot à une GED agréée permet de :

- Garantir l’intégrité, l’authenticité et la traçabilité des factures
- Assurer un archivage électronique conforme aux exigences réglementaires
- Préparer la transmission des données vers le Portail Public de Facturation (PPF)
- Sécuriser durablement les processus face aux évolutions légales actuelles et futures

POURQUOI S’APPUYER SUR NOTRE EXPERTISE HUBSPOT – DOCUWARE ?

Mettre en œuvre une intégration fiable entre HubSpot et une GED ne s’improvise pas.

Cela nécessite une double expertise :

- Une maîtrise approfondie de HubSpot et de ses objets CRM
- Une expertise documentaire avancée pour concevoir des workflows sécurisés et conformes

En tant qu’éditeur et intégrateur spécialisé, nous concevons des interfaces HubSpot – DocuWare adaptées aux organisations orientées croissance, avec une approche centrée sur la structuration des processus, la conformité réglementaire et la performance opérationnelle.