La GED est un outil de plus en plus plébiscité par les entreprises, car il permet de gérer les documents de l'entreprise en ayant des fonctionnalités poussées, permettant par exemple aux utilisateurs de retrouver une facture ou un mail en tapant un mot présent dans le document, même scanné, ainsi que de gérer l'acquisition, mais aussi le stockage et la diffusion des documents au sein de l'entreprise. 59% des décisionnaires souhaitant investir dans un logiciel de GED choisissent d'ailleurs d'avoir accès à toutes ces fonctionnalités. Le reste des entreprises utiliseront leur GED principalement pour archiver leurs documents et les retrouver facilement. La GED est donc un logiciel de plus en plus prisé par les entreprises car ils diminuent fortement les risques de pertes de documents et facilitent les processus de validation internes (Workflow).
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LA NUMÉRISATION
La numérisation des processus documentaires, permet d'améliorer : les économies et la productivité ainsi que d'autres aspects moins identifiables mais tout aussi importants : l'optimisation des processus organisationnels, la compétitivité et la satisfaction des clients. Face à la quantité de données produites quotidiennement, le périmètre de couverture de ces solutions s'est élargi, les technologies se sont standardisées, les offres des éditeurs se sont enrichies, de telle sorte que toutes les typologies d'entreprise peuvent aujourd'hui capturer, compiler et analyser les informations brutes issues de leurs activités pour prendre les décisions concurrentielles qui s'imposent dans leur secteur. Encore faut-il disposer de données pertinentes et d'informations à jour, les rendre exploitables, pouvoir les retrouver au moment voulu et les conserver en toute sécurité dans le temps. La chaîne de la dématérialisation documentaire vise à fournir toutes les bases de données de l'entreprise et libérer le capital informationnel. La réussite d'un projet de dématérialisation n'a donc pas seulement des vertus économiques et environnementales, elle conditionne tout simplement l'avenir à court et moyen terme des organisations.
GÉRER LE TRAITEMENT DE L'INFORMATION, POUR MIEUX ACCUEILLIR LA NUMÉRISATION
L'information nécessaire à l'activité de l'entreprise augmente régulièrement, elle est de plus en plus structurée et emprunte des canaux de plus en plus nombreux. La vitesse à laquelle cette croissance s'opère excède la vitesse de transformation des processus de l'entreprise, si bien que des silos d'informations se constituent très facilement. Au cœur des projets, les applications métier et leurs processus documentaires tels que les factures fournisseurs, les documents RH, les commandes clients, les contrats, sont nécessairement impactés par la digitalisation en dépit de finalités diverses, et sont à traiter en priorité car leur transformation ou leur adaptation est un point à ne pas négliger. Dans bien des cas, les processus sont modifiés avant le déploiement de la dématérialisation. En outre, pour mener à bien une analyse de processus, il faut d'abord avoir mis en place une gouvernance de l'information, autrement dit un cadre délimité par la politique de gestion des documents d'activité et des archives dans une entreprise.
PLUSIEURS ACTIONS À MENER
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- Lister l'ensemble des actions à réaliser par les acteurs concernés par un processus,
- Recenser, pour chaque action, les obligations de conservation de preuve,
- Préciser les exigences réglementaires et contractuelles ainsi que le type de contrôle auxquels sont soumis les documents,
- Chaque action doit correspondre, dans les SI ou dans les dossiers papier, à des types de documents ou des enregistrements qui constituent contenu et preuves,
- Cette opération déterminera si un document donné est un support original, nativement papier ou nativement numérique,
- Pour finir, la création d'une base de données, d'un tableau de gestion dynamique indexé par processus, action et type de document.
