Découvrez le fonctionnement et les opportunités liées à la Gestion Électronique de Document !
La Gestion Électronique de Documents (GED) : définition, intérêts, mise en place et compatibilité
Face à la digitalisation accélérée des entreprises, la Gestion Électronique de Documents (GED) s’impose comme un pilier essentiel de l’organisation moderne. Centralisation de l’information, automatisation des processus, sécurité des données : la GED répond à des enjeux transverses qui concernent toutes les structures, tous les secteurs et tous les métiers.
1. QU’EST-CE QUE LA GED (GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS) ?
La GED est un système permettant de collecter, classer, stocker, rechercher, partager et archiver l’ensemble des documents d’une entreprise sous format numérique.
Elle prend en charge :
-
- Les documents papier numérisés
- Les fichiers bureautiques (Word, Excel, PDF…)
- Les emails et leurs pièces jointes
- Les documents générés par les logiciels métiers
Une GED moderne va bien au-delà du simple stockage : elle intègre des moteurs de recherche avancés, des workflows automatisés, des droits d’accès sécurisés et des règles de conservation légale.
2. POURQUOI METTRE EN PLACE UNE GED ? LES BÉNÉFICES CLÉS
Gain de productivité
- Fini les recherches interminables dans les dossiers papier ou les serveurs partagés
- Accès instantané à l’information, depuis n’importe quel poste ou en mobilité
Sécurité et conformité
- Protection des données sensibles
- Traçabilité des actions (consultation, modification, validation)
- Respect du RGPD et des obligations légales d’archivage
Réduction des coûts
- Moins de papier, moins d’impression, moins d’archivage physique
- Réduction des erreurs et des tâches manuelles
Fluidification des processus
- Automatisation des circuits de validation
- Meilleure collaboration entre les services
- Accélération de la prise de décision
3. À QUI S’ADRESSE LA GED ?
- TPE / PME souhaitant structurer et fiabiliser leur gestion documentaire
- ETI et grands groupes avec des volumes documentaires importants
- Cabinets comptables, cabinets juridiques et bureaux d’études
- Entreprises industrielles, BTP, transport et logistique
- Collectivités, associations et établissements de santé
Elle concerne également tout les services internes :
1. Comptabilité & finance
2. Ressources humaines
3. Direction générale
4. Commerce & relation client
5. Juridique
6. Qualité, production, logistique et achats
4. COMMENT SE MET EN PLACE UN PROJET DE GED ?
La réussite d’un projet GED repose sur une méthodologie structurée.
Analyse des besoins
- Identification des types de documents
- Cartographie des processus existants
- Analyse des volumes et contraintes réglementaires
Paramétrage de la solution
- Création des espaces documentaires
- Définition des index, métadonnées et droits d’accès
- Mise en place des workflows métiers
Formation des utilisateurs
- Prise en main de l’outil
- Adoption par les équipes
- Bonnes pratiques de dématérialisation
Évolution continue
- Ajout de nouveaux processus
- Extension à d’autres services (qualité, logistique, projets…)
5. SUR QUELS ERP ET CRM PEUT-ON CONNECTER UNE GED ?
L’un des grands atouts d’une GED est sa capacité d’intégration avec les logiciels métiers existants.
Elle peut se connecter à la majorité des ERP, CRM, logiciels comptables et outils RH du marché.
Les ERP compatibles avec une GED :
SAP (SAP S/4HANA, SAP Business One), Oracle ERP Cloud, Microsoft Dynamics 365, Sage (Sage 100, Sage 200, Sage X3), Cegid, Cegid XRP Flex, EBP, Odoo, Infor, IFS, Divalto, Sylob, WaveSoft, Axelor, Dolibarr, OpenERP, NetSuite, Exact, Silae, Progisem, Locapro, Etc...
CRM compatibles avec une GED :
Salesforce, Microsoft Dynamics CRM, HubSpot, Zoho CRM, SugarCRM, Pipedrive, Freshsales, Monday CRM, Sellsy, Axonaut, Efficy, NoCRM, Teamleader, Zendesk, Copper CRM, Etc...
