Conserver ses documents fiscaux : une obligation !
Le principe
Toute entreprise a l’obligation de conserver l’ensemble de ses documents comptables et fiscaux ayant trait à sa comptabilité et à l’imposition de ses revenus (y compris les factures qu’elle a émises et transmises à ses clients).
Mais... pendant combien de temps ?
La durée de conservation requise diffère selon la nature des règles qui la prévoient :
- dans le cadre des règles comptables, il est prévu que l’entreprise conserve l’ensemble des documents comptables et des pièces justificatives pendant un délai de 10 ans.
Parmi ces documents conservés figurent les factures émises et transmises par l’entreprise, qui peuvent être faites :
- sur support papier ;- sur support électronique, à la condition toutefois, selon la règlementation applicable en matière de taxe sur la valeur ajoutée (TVA), que le destinataire de la facture l’accepte.
Quelle que soit la forme de la facture, il est important de souligner qu’il est obligatoire, dans le cadre des règles applicables en matière de TVA, que l’authenticité de l’origine de la facture, l’intégrité de son contenu et sa lisibilité soient assurées de son émission jusqu’à la fin de sa période de conservation.
Comment ?
Une entreprise qui facture ses clients de manière électronique dispose de 3 moyens distincts pour répondre à ces obligations :
- l’emploi d’une signature électronique « qualifiée », qui est créée par un dispositif sécurisé de création de signature électronique et fondée sur un certificat électronique qualifié ;
- l’emploi d’un système d’échange de données structuré suivant une norme convenue entre les parties, qui permet une lecture par ordinateur et un traitement automatique et univoque des données transmises ; en pratique, ce système doit répondre à des normes équivalentes à celles prévues par la règlementation européenne « EDI » (échange de données informatisées) ;
- l’emploi de tout autre moyen électronique à même de garantir une « piste d’audit fiable » entre la facture que l’entreprise a émise ou reçue et l’opération (livraison de biens ou prestation de services) qui la justifie ; cette piste doit permettre de reconstituer de manière chronologique l’intégralité du processus de facturation.
La semaine prochaine, nous vous parlerons de la conservation des factures : où les stocker, comment ?
Sources :
- Articles L 102 B et suivants du Livre des procédures fiscales (obligation et délais de conservation des documents)
- Article 289 du CGI (obligations relatives aux factures en matière de TVA)
- Article A 102 B-2 du Livre des procédures fiscales (numérisation des factures papiers)
- Article L 123-22 du Code de commerce (obligation de conservation des documents comptables)
- BOI-CF-COM-10-10-30-10
Article 96 F et suivants de l’annexe III du CGI
