Délivrer un bulletin de paie à chacun de ses salariés est une obligation pour tout employeur. Cette charge administrative peut toutefois être allégée via la dématérialisation de la remise de ce bulletin : depuis quand existe cette possibilité ? Quelles sont ses modalités de mise en œuvre ?
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1. BULLETIN DE PAIE : QUELQUES RAPPELS
Bulletin de paie : un impératif
Au moment du versement de sa rémunération, l’employeur est tenu de délivrer un bulletin de paie à son salarié.
Bulletin de paie : pour qui ?
L’ensemble des personnes salariées ou qui travaillent pour un ou plusieurs employeurs peuvent prétendre à cette remise, et ce :
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- quel que soit le lieu dans lequel elles travaillent ;
- quels que soient le montant et la nature de leur rémunération ;
- quelles que soient la forme ou la validité de leur contrat de travail.
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Bulletin de paie : quel contenu ?
La rédaction du bulletin de paie doit obéir à certains impératifs. Celui-ci doit notamment mentionner le montant du salaire en euros et contenir plusieurs mentions générales obligatoires parmi lesquelles, notamment :
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- le nom et l’adresse de l’employeur ;
- l’intitulé de la convention collective de branche applicable au salarié s’il y en existe une ;
- le montant de la rémunération brute du salarié ;
- l'assiette, le taux et le montant du prélèvement à la source fiscal ainsi que la somme qui aurait été versée au salarié en l'absence de ce prélèvement ;
- la date de paiement de la somme ;
- etc.
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Bulletin de paie : comment ?
Le bulletin de paie peut être remis au salarié en main propre ou par voie postale.
À noter
L’employeur doit obligatoirement conserver un double du bulletin de paie, notamment dans l’hypothèse d’un contrôle mené par les inspecteurs du travail ou les agents de l’URSSAF, qui seraient alors en droit de le réclamer. Cette conservation doit être effective pendant une durée de 5 ans.
2. BULLETIN DE PAIE : QUELLE FORME ?
Le principe : le support papier
En principe, le bulletin de paie est présenté sous format papier, à l’aide d’une fiche imprimée ou manuscrite.
L’exception : le bulletin dématérialisé
L’employeur peut également, depuis le 1er janvier 2017, délivrer le bulletin de paie sous forme électronique.
Pourquoi ?
Remettre des bulletins de paie par voie dématérialisée n’est pas sans avantage pour l’employeur : en numérisant cette démarche obligatoire, il optimise sa gestion et offre un service plus pratique à ses salariés. Bref, une combinaison « gagnant/gagnant » !
Sous conditions…
La remise du bulletin de paie sous forme électronique doit toutefois respecter certaines conditions : elle doit en effet permettre de garantir l’intégrité, mais aussi la confidentialité des données qui y figurent.
Comment ?
Les conditions à respecter dans ce cadre ne sont pas précisément définies par la Loi. Pour se faire une idée plus précise des obligations qui lui incombent, l’employeur peut consulter une norme homologuée par l’AFNOR qui est relative à la gestion du bulletin de paie électronique (NF Z42-025).
Une option : le coffre-fort numérique !
L’employeur peut décider de passer par un coffre-fort numérique pour formaliser la remise dématérialisée des bulletins de paie. Ce coffre-fort numérique fonctionne de la manière suivante : le bulletin de paie est stocké dans un espace dédié et sécurisé auquel chaque salarié a accès par le biais
d’un mot de passe et d’un identifiant personnalisé.
Concernant la durée de disponibilité des données
L’employeur doit arrêter les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité des données contenues dans le bulletin de paie dématérialisé :
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- pendant 50 ans ;
- ou jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge de 75 ans.
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À noter
Le service de conservation et de mise à disposition des bulletins de paie peut être assuré par l’employeur lui-même ou par le biais d’un prestataire de service.
Sources :
• Articles L 3243-1 et suivants du Code du travail
• Article R 3243-1 et suivants du Code du travail
• Articles R 55-1 et suivants et D 537 et suivants du Code des postes et des communications électroniques (coffres-forts numériques)
