L’entreprise Vives Eaux, spécialisée dans la pêche côtière française, a choisi DocuWare et Inovera pour fluidifier et accélérer le processus de validation de ses factures fournisseurs via les workflows numériques.
Souhaitant amorcer sa transition digitale, le groupe Vives Eaux (Vivo Group) a fait confiance à DocuWare et Inovera pour la dématérialisation des factures fournisseurs et frais généraux, ainsi que leur intégration dans leur comptabilité Anael.
Vives Eaux (Vivo Groupe) est une entreprise spécialisée dans la pêche côtière française, le mareyage, la transformation et la distribution des poissons et fruits de mer. Créée en 1989 par Philippe Vignaud, l’entreprise familiale dont la maison mère est basée près de Nantes est présente dans les plus belles criées du littoral français. Elle dispose de 6 sociétés basées autour de l’arc atlantique et méditerranéen, spécialisées dans l’approvisionnement de poissons frais au quotidien auprès des professionnels de l’alimentation.
Son Responsable Informatique, Xavier Adout se met en quête d’une solution de gestion documentaire en 2023, afin de répondre à la demande de son service comptable. Le besoin principal résidait dans la recherche d’un outil capable de mettre en place des workflows de validation des factures fournisseurs et frais généraux sous forme dématérialisée.
En effet, auparavant, la société fonctionnait en 100% papier. Il en résultait une perte de temps dans la recherche et le classement des documents et une lenteur associée dans la validation de ces derniers
Après une phase de benchmark des différentes solutions, le choix de la direction se porte rapidement sur DocuWare pour plusieurs raisons :
- Une solution éprouvée, reconnue sur le marché, disposant d’un support réactif, avec un accompagnement réalisé par Inovera,
- Une ouverture vers les applications tierces, en particulier les outils comptables et ERP du client, pour être en capacité de lier directement les factures aux devis et bons de livraison, disposer d’un état des lieux et automatiser leur traitement comptable,
- Une large couverture fonctionnelle, permettant la mise en place de formulaires, intégrés dans un flux de validation.
Un an après sa mise en place, les équipes constatent déjà les bénéfices associés à la dématérialisation :
- Des gains de temps sont constatés dans l’enregistrement, la recherche des documents, autrefois stockés dans des bannettes ou des classeurs papier,
- Une lisibilité sur les encours, permettant une meilleure gestion de la trésorerie et un suivi plus efficace du statut des factures (en attente de validation, payé, refusé, etc.),
- Un accès partout, depuis les différents sites du groupe, permettant aux utilisateurs suivant leur niveau d’autorisation, de traiter et de valider les documents dans les délais impartis.
Satisfait de l’accompagnement d’Inovera, Xavier Adout souligne sa disponibilité et sa réactivité dans la mise en place des workflows.
À terme, l’entreprise réfléchit à étendre le périmètre fonctionnel de l’outil à la mise en place des formulaires, au rapprochement comptable à la ligne, ou encore à la dématérialisation de procédures qualité, essentielles dans un groupe agro-alimentaire.
Domaine d'utilisation : Toute l'entreprise
Logiciel intégré : Anael
Fonctionnalités : GED, Workflow
